Karadeniz Havzasında Sınır Ötesi İşbirliği Programı için hazırlanan sıkça sorulan sorular gayrıresmi nitelikte olup, Türk yararlanıcılarının kullanımı için hazırlanmıştır. Projeler uygulanırken Program belgeleri ve ulusal mevzuattaki kuralların esas alınması gereğinden hareketle, soru ve cevapların kişisel ve kurumsal bağlayıcılığı bulunmamaktadır. Aşağıdaki cevaplar ile gerek Program kuralları gerek ulusal mevzuat arasında ihtilaf olması halinde Program kuralları ve ulusal mevzuat esas alınmalıdır.
1- Program öncelikleri nasıl saptanıyor?
Bölgesel önceliklerin tespitine yönelik olarak sosyo-ekonomik analizler için bir metodoloji önerisi ortaya konulduktan sonra sosyo-ekonomik analiz için paydaşlardan bölgesel istatistiki veriler toplanmış ve öncelik alanları (tematik hedefler) belirlenmiştir. Bu bağlamda, temel değerlendirme analizi ve GZFT analizine dair raporlar hazırlanmıştır. Bu çalışmalar sonucunda Program strateji belgesi ve program öncelikleri kabul edilmiştir.
2- Sivil toplum örgütü olmayan uluslararası bir kuruluş projede ne şekilde yer alabilmektedir?
Uluslararası kuruluşlar Programda başvuru sahibi ve proje ortağı olamamaktadır. Ancak proje yararlanıcıları gerek görülmesi halinde söz konusu uluslararası kuruluşun uzmanlığından hizmet alımı şeklinde faydalanma yoluna gidebilirler.
3- Banka transfer ücretleri proje bütçesinden karşılanabilir mi?
Proje sözleşmesinden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için yapılan banka transferlerinin ücretleri uygun harcama olarak değerlendirilmektedir.
4- Damga vergisi uygun harcama mıdır?
Çağrı rehberine göre damga vergisi uygun harcama değildir. Ancak Türkiye ve Avrupa Komisyonu arasında imzalanan IPA Çerçeve Anlaşması’na göre proje sözleşmeleri damga vergisinden muaftır. Tedarikçi firma ile proje yararlanıcısı arasında imzalanan sözleşmeler için damga vergisi muafiyetinden faydalanılamamaktadır. Damga vergisini tedarikçi firma ile anlaşılarak karşı tarafa yüklenmesi önerilmektedir. Proje bütçesi hazırlanırken de bu husus göz önünde bulundurulmalıdır.
5- Bu programdaki %8 oranındaki eş-finansmanın Avrupa Birliği Başkanlığı veya Yönetim Makamı tarafından karşılanması mümkün müdür?
Program kuralları gereği projelerin eş-finansmanı yalnızca proje ana yararlanıcısı ve ortakları tarafından karşılanmak zorundadır. Ancak proje kapsamında görev alan kurum personelinin ücreti eş-finansmana sayıldığından ilave katkı yapmaya gerek kalmayabilir.
6- Programdaki AB katkısı başvuru sahibi kuruluşun hesabına mı aktarılıyor yoksa diğer bazı programlarda olduğu gibi merkezden mi bütçelendiriliyor?
Proje için muhasebeci istihdam etmek gerekmekte midir? Programda AB katkısı ana yararlanıcı kuruluşa aktarılmakta, ana yararlanıcı kuruluş da proje ortaklarına paylarına gelen katkıyı göre transfer etmektedir. AB fonu kullanan proje yararlanıcıları harcamaların muhasebesini kendileri tutmak zorundadır. Eğer gerekli görülüyorsa proje kapsamında insan kaynakları kalemi altında muhasebeci istihdam edilebilir veya hizmet alımı yoluyla muhasebeci tutulabilir.
7- Üniversiteler proje eş finansmanını karşılayamamaktadır. Bu problem nasıl çözülebilir?
Üniversiteler proje için ilgili bütçe kalemlerinde ödenek ayıramaması durumunda projede yer alan personelinin maaşını eş finansman olarak gösterebilir.
8- Kurumun borçlu olması durumu, proje başvurusunda bulunmaya veya proje ortağı olmaya engel midir?
Proje başvuru formunda ve ortaklık beyannamelerinde projede yer alan kurumların son üç yıllık mali durum bilgileri istenmekte ve ortakların mali kapasiteleri projenin değerlendirme aşamasında dikkate alınmaktadır. Ancak kurumların borçlu olması proje başvurusunda bulunmaya ve ortak olmaya engel teşkil etmemekle birlikte daha önce yürütülen AB projelerinden Programa veya Avrupa Komisyonuna ödenecek borç olması halinde ilgili kurumla yeniden hibe sözleşmesi yapılmamakta ve ödeme yapmaması halinde proje ortağı olsa dahi proje reddedilmektedir. Ayrıca, kurumların icra, iflas ve haciz gibi durumlarda olmaları ve borçlarını ödeyemeyeceklerine kanaat getirilmesi halinde de proje reddedilebilmektedir.
9- Kaymakamlık proje ekibi olarak başvuru yapılırsa kaymakamlığa bağlı emniyet, milli eğitim, tarım gibi ilçe müdürlükleri yararlanıcı olabilir mi?
Kurumun tabi olduğu mevzuatta aksi bir hüküm yoksa başvuru rehberinde de belirtildiği üzere yereldeki kuruluşlar uygun başvuru sahibi olabilmektedir. Bu çerçevede, ilçelerde kaymakamlıklar ve ilçe müdürlükleri proje başvuru sahibi veya proje yararlanıcısı olabilmektedir. Dolayısıyla, kaymakamlık adına sunulan bir projede yararlanıcı kuruluş kaymakamlıktır. Ancak proje içeriğine bağlı olarak ilçedeki herhangi bir kurum personelinin projede yer almasında da sakınca yoktur.
10- Proje önerimiz için ortakları nasıl bulabiliriz. Projede ana yararlanıcı olabilir miyiz?
Proje önerileri için ortaklar başta Ortaklık Forumları olmak üzere Program kapsamında düzenlenen etkinliklerde bulunabilir. Bu etkinliklerin duyuruları Avrupa Birliği Başkanlığı internet sitesi (www.ab.gov.tr), sınır ötesi işbirliği internet sitesi (cbc.ab.gov.tr) ve Programın internet sitesinde (http://blacksea-cbc.net/) yayımlanmaktadır. Bunun yanı sıra Programın sitesinde bir ortak arama uygulaması da yer almaktadır. 2007-2013 döneminin aksine 2014-2020 döneminde Türk başvuru sahipleri projelerde ana yararlanıcı olabilmektedir. Hangi ortakların ana yararlanıcı olacağı projenin içeriğine ve ortaklara düşen görevlere göre göre belirlenmelidir.
11- Bir devlet üniversitesi aynı çağrıda ana yararlanıcı veya ortak olarak birden fazla proje başvurusu yapabilir mi?
Ana yararlanıcı olarak birden fazla proje başvurusu yapılabilir. Ancak, uygun başvuru sahipleri aynı çağrı altında her hedef altından birer olmak üzere en fazla iki projede ana yararlanıcı olabilir. Başvuru sahipleri kapasitelerine bağlı olarak istedikleri kadar projede ortak olarak yer alabilirler. Bu çerçevede, ana yararlanıcı olarak başvuru yapan kurum/kuruluş da başka projelerde ortak olarak yer alabilir.
12- Altyapı içeren projelerde, aynı altyapı çalışmasının ortak ülkede gerçekleştirme zorunluluğu var mıdır?
Böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır. Proje faaliyetleri projenin amacının gerçekleştirilmesi göz önünde tutularak ortaklar arasında dağıtılmalıdır. Ayrıca, herhangi bir ülkede yapılacak altyapı yatırımının diğer ülkelerdeki yararlanıcıları da ilgilendirmesi gerekmektedir.
13- Zorunlu en az sayıda ortak proje yürütüyorken ortaklardan biri ayrılırsa ya da isteksiz davranırsa, uygulama aşamasında bunu değiştirmek mümkün müdür?
Projeden ayrılan ortağın yerine yeni bir ortak bulunarak değişikliğe gidilebilmektedir. Ancak yeni ortağın da en az eski ortağın kapasitesinde olması beklenmektedir Bu türden bir değişiklik zeyilname ile büyük değişiklik usulü gerektirmekte olup onay süreci uzun sürebilmektedir. Bu nedenle proje hazırlama aşamasında proje ortaklarının projeyi yürütme kapasiteleri ve isteklilikleri iyi değerlendirilip uygun ortaklar seçilmelidir.
14- Projeye ortak seçerken nelere dikkat edilmelidir?
Projeyi yürütecek yeterli mali kapasite, insan kaynağı, bilgi birikimi ve deneyime sahip olup olmadığına dikkat edilmelidir. Ayrıca, bu kuruluşun Program alanında yer alması da gerekmektedir.
15- Proje sunmadan önce fizibilite raporu hazırlatmış olmak projenin değerlendirme aşamasında avantaj yaratmakta mıdır?
Böyle bir gereklilik bulunmamaktadır. Projenin değerlendirmesi başvuru rehberinin ekinde bulunun değerlendirme puan çizelgesine göre yapılmaktadır.
16- Proje bütçesinde yer alan küçük ölçekli altyapı yatırımları için örnek verebilir misiniz?
Bilgi merkezlerinin inşaatı/iyileştirilmesi, trafik sinyalizasyonu, turistik yerlere trafik işaretleri yerleştirilmesi, sınırın diğer tarafındaki kirliliği önlemeye ve kontrol etmeye yönelik sınır ötesi izleme, değerlendirme ve bilgilendirme sistemleri/araçları, sektörel kalkınma için yenilikçi teknolojilerle ilgili maliyetler (organik/biyolojik ürünler, sürdürülebilir su ürünleri yetiştiriciliği) gibi faaliyetler küçük altyapı yatırımlarına örnek verilebilir. Bu hususta, ayrıntılı bilgi için hibe rehberi incelenebilir.
17- Bir projede ana yararlanıcı veya ortak olarak yer alan kuruluş, başka bir projede alt yüklenici olabilir mi?
Program kurallarında böyle bir sınırlama bulunmamaktadır. İlgili kuruluşun kapasite ve uzmanlık alanına bağlı olarak başka bir projede alt yüklenici olunabilir.
18- Projelerde inşaat-onarım işleri ne ölçüde uygun bulunmaktadır?
Tadilat ve yeniden yapım (en baştan) yapabilmek mümkün müdür? Program kapsamındaki projelerde en çok 500.000 Avro tutarında küçük ölçekli yatırımlar yapılabildiğinden proje faaliyetleri ile bağlantılı inşaat ve onarım işleri uygundur.
19- Projelerin değerlendirilmesi nasıl olacaktır? Puanların bölümlere göre dağılımı nasıldır?
Projeler değerlendirilirken öncelikle başvuruda sunulan evrakların idari ve uygunluk değerlendirmesi yapılmakta, ikinci aşamada ise bağımsız değerlendiriciler tarafından teknik değerlendirme yapılmaktadır. Projelerin değerlendirilmesine ilişkin puan çizelgesi çağrı rehberinin ekinde yer almaktadır.
20- Türk ortaklı projelerde en az Türkiye’den bir, komşuluk politikası ülkesinden bir ve AB üyesi ülkeden bir ortak olması şart mıdır?
Bunun yerine Türkiye’den bir, AB üyesi ülkeden iki katılımcı olabilir mi? Türk ortakların yer aldığı projelerde Türkiye’deki ortağın yanı sıra AB üyesi ülke ve komşuluk politikası ülkesinden de en az birer ortak olması zorunludur.
21- Proje birden fazla önceliğe hitap edebilir mi? Bu durum projeyi güçlendirir mi?
Proje bir öncelik alanı altında sunulmak zorundadır. Eğer proje konu itibariyle iki öncelik alanına da giriyorsa daha güçlü etkide bulunulacak öncelik alanı altında sunulmalıdır. Proje değerlendirmesinde göz önünde bulundurulması için diğer öncelik alanına etkisi de proje başvurusunda açıklanabilir.
22- Daha önce proje yürütmüş bir kurumun ortak olarak projeye dâhil edilmesi olumlu veya olumsuz bir etki doğurmakta mıdır?
Başvuru rehberinin ekindeki değerlendirme puan çizelgesinden görülebileceği üzere proje ortaklarının daha önce proje yürütme deneyimi olması değerlendirme puanlamasında dikkate alınmaktadır.
23- Ortaklarımızın maddi yeterliliklerini ve kurumsal kapasitelerini nasıl öğrenebiliriz? Ortaklarımızı tanıma konusunda Avrupa Birliği Başkanlığı destek sağlıyor mu?
Projeye başlamadan önce ortağınızdan gerekli belgeleri isteyerek ve internet araştırması yaparak ortağın yeterlik ve kapasiteleri hakkına bilgi edinebilirsiniz. Avrupa Birliği Başkanlığının bu konuda herhangi bir görev ve sorumluluğu bulunmamaktadır.
24- Proje başvurusu Türkçe hazırlanıp sunulabilir mi?
Program kuralları gereği proje başvurusu ve ilgili belgelerin İngilizce hazırlanması gerekmektedir.
25- Projemizin yerelde kontrolü nasıl olmaktadır? Projenin yerelde muhatabı var mıdır?
Projeler, yararlanıcı kurum tarafından hazırlanıp yasal temsilci/yetkili amir tarafından gerekli onay izinler alınıp ilgili yerler imzalandıktan sonra elektronik olarak Programın internet sayfasındaki sisteme yüklenecektir. Dolayısıyla, projenin sunulması aşamasında yerel veya ulusal bir merci yer almamaktadır. Projenin uygulanması aşamasında ise Program tarafından atanan kontrolör ve denetçiler tarafından projenin kontrol ve denetimi yapılacaktır. Ayrıca, Avrupa Komisyonu yetkilileri de rastgele seçilen bazı projelere saha ziyareti yapabilmektedir. Projenin yerelde doğrudan muhatabı olmayıp ulusal düzeyde Avrupa Birliği Başkanlığı müdahil olabilmektedir.
26- Projemiz kapsamında Program alanı dışındaki diğer ülkelere seyahat edilebilir mi?
Proje amacının gerçekleştirilmesine doğrudan hizmet etmesi ve bu hususun gerekçelendirilmesi koşuluyla proje kapsamında Program alanı dışına seyahat edilebilir.
27- Devlet memurlarının projede yer alması durumunda ilgili personele ek ödeme yapılması mümkün müdür?
Proje amacının gerçekleştirilmesine doğrudan hizmet etmesi ve bu hususun gerekçelendirilmesi koşuluyla proje kapsamında Program alanı dışına seyahat edilebilir. Ancak Program alanı dışındaki harcamaların toplam uygun harcamaların %15’ini geçmemesi gerekmektedir.
28- %8 oranındaki eş finansman tüm proje ortaklarından mı yoksa sadece ana yararlanıcıdan mı karşılanacak?
Eş finansman tüm proje ortakları tarafından proje bütçesinden aldıkları paya göre karşılanması gerekmektedir
29- Ana yararlanıcı olmak için nasıl bir kurumsal kapasiteye sahip olunmalıdır?
Projenin koordinasyonu ve ilgili tüm işlemlerde Yönetim Makamı ve AB tarafından ana yararlanıcı doğrudan muhatap alındığı için ana yararlanıcının yeterli personel ve mali kaynağa sahip, iletişim ve haberleşme imkanları güçlü olan kurumlar olması gerekmektedir.
30- Program kapsamında veya başka bir program altında daha önce yürüttüğümüz projenin konusu ile ilgili olarak yeni bir proje sunabilir miyiz?
Rehber eklerindeki proje ortaklarının bildiriminde ortaklar “Our organisation has not benefited from financing support from public funds, before the deadline for submitting the applications under this call for proposals, for the same project in terms of objectives, activities and results, etc” taahhüdünde bulunmaktadır. Dolayısıyla daha önce yürütülen bir projenin aynısı Program kapsamında desteklenmez. Ancak aynı konuda daha önce yürütülen projenin devamı şeklindeki projeler sunulabilir.
31- Kalkınma Ajansları başvuru sahibi olabilmekte midir?
Kalkınma Ajansları program kapsamında uygun başvuru sahipleridir.
32- Seyahat sigortası uygun harcama mıdır?
Seyahat sigortası 2. bütçe kalemi altında uygun harcamadır.
33- Bütçeye teknik personel gideri konulurken faydalanılmak üzere ülkelerdeki ortalama maaşlara yönelik bir bilgi internet sayfasına konulabilir mi?
Projede yer alacak personelin ücretleri bütçeye konulurken proje yararlanıcılarının piyasa araştırmasını kendisi yapması önerilmektedir. Farklı bölgelerde, farklı bilgi birikimdeki kişilerin ücretleri farklı çalışma koşulları da göz önüne alınarak değişiklik gösterebileceğinden ortalama maaş bilgisi verilmemektedir.
34- Bütçede belirlenen fiyatların piyasada artması durumunda bütçede artış yapılabilir mi? Bu artışın bir sınır var mıdır?
Program kuralları gereği projenin bütçesinde azaltma ve arttırma yapılamaz. Eğer başka bir bütçe kalemindeki tutar fazlaysa bildirim yapılarak bu tutar piyasa fiyat artışından kaynaklanan ihtiyacı karşılamak üzere kullanılabilir.
35- Proje ana yararlanıcısı ile proje ortakları arasında bütçenin paylaştırılmasında bir kural veya sınırlama var mıdır?
Program kurallarında böyle bir sınırlama bulunmamaktadır. Ancak ortakların üstlendiği faaliyetler dikkate alınarak dengeli bir bütçe dağılımı yapılmalıdır.
36- Projenin elektronik ortamda başvurusu yapılırken Programa özel bir uygulama var mıdır? Yoksa ECAS, PADOR, vb. diğer uygulamalar üzerinden mi proje başvuruları yapılacaktır?
Projelerin başvuru belgeleri Programın internet sitesinde yer alan Elektronik İzleme Sistemi (eMS) adındaki sisteme yüklenecektir. Bunun dışında herhangi bir AB veya ulusal portal ve uygulama kullanılmamaktadır.
37- Sınır Ötesi İşbirliği Programlarında proje yararlanıcısı olarak yer almak Topluluk Programları (Commenius, Leanardo v.s…) kapsamındaki projelere katılmaya engel oluşturur mu?
Program kapsamında sunulacak projelerin daha önceden herhangi bir kaynaktan finanse edilmemiş olmaları gerekmektedir. Projelerin Ortak İzleme Komitesinde kabulünden önce çifte finansmanın olup olmadığı ayrıca kontrol edilmektedir. Unutulmamalıdır ki farklı programlarda ancak farklı projeler desteklenebilmektedir. Proje yararlanıcısının farklı bir proje sunarak diğer programlara da başvuruda bulunmasında bir sakınca yoktur.
38- Proje hazırlanması sırasında ortağımız bize “siz paylaşımda proje bütçesinin %30’unu esas alarak faaliyet göstereceksiniz” dedi. Bu şekilde bir paylaşımı nasıl yapacağız?
Projeye bütçe paylaşımından değil proje amacına ulaşmak için yapılacak faaliyetlerden başlamak gerekiyor. Proje hazırlarken ilk aşamada başvuru eklerinden biri olan mantıksal çerçeve ile başlanırsa projenin alt yapısı sağlam oturur. Daha sonra gerçekleştirilecek faaliyetlere göre bütçeden ortakların alacakları tutarlar belirlenmeli.
39- Proje bütçesini hazırlarken KDV’li tutarları mı dikkate alacağız?
Başvuru formunda yer alan bütçe tablosuna KDV’siz tutarlar girilmelidir. Projeler uygulamaya geçmeden önce yararlanıcıların KDV muafiyet belgesini temin edebilmeleri için Avrupa Birliği Başkanlığı proje yararlanıcılarının bilgilerinin Maliye Bakanlığı’nin ilgili birimine bildirir. Proje bütçesinde KDV yer alıyorsa bu KDV tutarının hiçbir şekilde ülke mevzuatı gereği geri alınamayacağı anlamına gelir.
40- Projenin yasal temsilcisini neye göre belirlemek gerekir? Kurumun en üst yöneticisi mi olmalıdır?
Yasal temsilcinin projede yer alacak kurum ve kuruluşu tam olarak temsil etmeye tam yetkili olması gerekmektedir. Mesela, vali yardımcıları valiliği, rektör yardımcıları üniversiteyi, belediye başkan yardımcıları belediyeyi temsil etmeye tam yetkili iken dekanlar üniversiteyi tam olarak temsil etmeye yetkili değildir. Bu sebeple, belli kurumlar için yasal temsilci en üst yönetici yerine ancak kurumu temsile tam yetkili olan başka bir yönetici de olabilir.
41- Proje için tahsis edilen hibenin avans ödemesi harcandıktan sonra, ara ve nihai ödemeler ilgili raporların onaylanmasını müteakip yararlanıcı kurum ve kuruluşlara aktarılabilmektedir. Ancak söz konusu ödeme tutarları ulaşana dek üniversitelerin kullanabilecekleri geçici bir ödenek kalemi bulunmamaktadır. Bu çerçevede, ara ve nihai ödemeler aktarılana dek üniversitelerin proje harcamaları için yararlanabilecekleri AB kaynaklı veya ulusal bütçeden karşılanabilecek geçici finansman imkanı var mıdır?
16 Temmuz 2020 tarih ve 31187 sayılı Resmi gazetede yayınlanan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma ve Projeleri (BAP) Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik uyarınca, bahsi geçen yönetmeliğin amaç ve kapsamına “ulusal veya uluslararası kuruluşlar tarafından desteklenen projelere kaynak aktarımının yapılması” ibaresi eklenmiştir. Buna göre, ulusal veya uluslararası kurum ve kuruluşlar tarafından desteklenen bilimsel araştırma projelerinde kullanılmak üzere, proje bedelinin yüzde otuzunu aşmaması kaydıyla komisyon tarafından önerilen ve üst yönetici tarafından onaylanan nakdi veya ayni katkı BAP kaynaklarından karşılanabilecektir. Bu itibarla, yararlanıcısı üniversiteler olan projelerin ara ve nihai ödemeleri ulaşana dek gerekli geçici finansmanın üniversitelerin bilimsel araştırma projeleri bütçesinden sağlanmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.