Karadeniz Havzasında Sınır Ötesi İşbriliği Programı için hazırlanan sıkça sorulan sorular gayrıresmi nitelikte olup, Türk yararlanıcılarının kullanımı için hazırlanmıştır. Projeler uygulanırken Program belgeleri ve ulusal mevzuattaki kuralların esas alınması gereğinden hareketle, soru ve cavapların kişisel ve kurumsal bağlayıcılığı bulunmamaktadır. Aşağıdaki cevaplar ile gerek Program kuralları gerek ulusal mevzuat arasında ihtilaf olması halinde Program kuralları ve ulusal mevzuat esas alınmalıdır.

 1- Banka transfer ücretleri proje bütçesinden karşılanabilir mi?

Proje sözleşmesinden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için yapılan banka transferlerinin ücretleri uygun harcama olarak değerlendirilmektedir.

2- Damga vergisi uygun harcama mıdır?

Çağrı rehberine göre damga vergisi uygun harcama değildir. Ancak Türkiye ve Avrupa Komisyonu arasında imzalanan IPA Çerçeve Anlaşması’na göre proje sözleşmeleri damga vergisinden muaftır. Tedarikçi firma ile proje yararlanıcısı arasında imzalanan sözleşmeler için damga vergisi muafiyetinden faydalanılamamaktadır. Damga vergisini tedarikçi firma ile anlaşılarak karşı tarafa yüklenmesi önerilmektedir. Proje bütçesi hazırlanırken de bu husus göz önünde bulundurulmalıdır. 

3- Programdaki AB katkısı başvuru sahibi kuruluşun hesabına mı aktarılıyor yoksa diğer bazı programlarda olduğu gibi merkezden mi bütçelendiriliyor? Proje için muhasebeci istihdam etmek gerekmekte midir? 

Programda AB katkısı ana yararlanıcı kuruluşa aktarılmakta, ana yararlanıcı kuruluş da proje ortaklarına paylarına gelen katkıyı göre transfer etmektedir. AB fonu kullanan proje yararlanıcıları harcamaların muhasebesini kendileri tutmak zorundadır. Eğer gerekli görülüyorsa proje kapsamında insan kaynakları kalemi altında muhasebeci istihdam edilebilir veya hizmet alımı yoluyla muhasebeci tutulabilir.

4- Alt yüklenici ihale ile mi belirleniyor? Bu husus bütçede hangi başlıkta yer almaktadır?

Tedarikçi firma veya alt yüklenici ilgili harcamanın tutarına göre ihale sonucunda belirlenecektir. Ancak, belli bir tutarın altındaki mal ve hizmet alımlarında doğrudan temin veya üç teklif yetmektedir. Satın alınan mal ve hizmetin ne olduğuna bağlı olarak söz konusu alım “Dış Uzmanlık ve Hizmetler”, “Ekipman” ile “Altyapı ve İnşaat İşleri” (küçük ölçekli yatırımlar) başlıklı bütçe kalemleri altında olmalıdır.

5- Proje ortaklarının bütçesi, ana yararlanıcı tarafından ortakların açtıkları banka hesabına mı yoksa ilgili ortağın bütçesi altında satın alımın yapıldığı yükleniciye mi gönderilmektedir?

Proje bütçesindeki ortakların payı ana yararlanıcı tarafından ortakların hesaplarına aktarılır. Her ortak kendi bütçesinde yer alan mal ve hizmet alımlarından sorumlu olduğu için harcama tutarı ilgili ortağın hesabından tedarikçi firmanın hesabına aktarılır.

6- Zorunlu en az sayıda ortak proje yürütüyorken ortaklardan biri ayrılırsa ya da isteksiz davranırsa, uygulama aşamasında bunu değiştirmek mümkün müdür?

Projeden ayrılan ortağın yerine yeni bir ortak bulunarak değişikliğe gidilebilmektedir. Ancak yeni ortağın da en az eski ortağın kapasitesinde olması beklenmektedir Bu türden bir değişiklik zeyilname ile büyük değişiklik usulü gerektirmekte olup onay süreci uzun sürebilmektedir. Bu nedenle proje hazırlama aşamasında proje ortaklarının projeyi yürütme kapasiteleri ve isteklilikleri iyi değerlendirilip uygun ortaklar seçilmelidir.

  7- Bir projede ana yararlanıcı veya ortak olarak yer alan kuruluş, başka bir projede alt yüklenici olabilir mi?

Program kurallarında böyle bir sınırlama bulunmamaktadır. İlgili kuruluşun kapasite ve uzmanlık alanına bağlı olarak başka bir projede alt yüklenici olunabilir.

  8- Zeyilname ve bildirimlerle proje faaliyetleri ve bütçesinde ekleme çıkarma veya değişiklik yapılabiliyor mu? Tahsis edilen bütçenin tamamen kullanılamaması durumunda proje için gerekli görülen ilave faaliyetler ve bütçe kalemleri projeye eklenebiliyor mu?

Zeyilname ve bildirimlerle bütçe kalemleri arasında değişiklik yapılabilir, faaliyetlerde ekleme, çıkarma veya değişiklik yapılabilir. Ancak proje için tahsis edilen bütçede azaltma veya artırma yapılamaz. Eğer bir bütçe kalemindeki tutar fazlaysa bu tutar kullanılarak ek faaliyetler yapılabilir.

  9- Bir kamu kurumu, projeyi yürütürken kurum dışından çalıştıracağı personelin bordrosu nasıl oluşturulmalıdır? 

    Kamu kurumu, kurum dışından çalıştırılacak kişinin bordrosunu ilgili personelin statüsü gereği tabi olduğu mevzuata göre düzenler ve gerekli kesintileri yapar. Maaş ile ilgili yapılan hesaplamalar kurumun kendi muhasebe sistemine kaydedilir ve proje için kurum adına açılmış hesaptan ödenir.

     
10- Devlet memurlarının projede yer alması durumunda ilgili personele ek ödeme yapılması mümkün müdür? 

     Proje kapsamında insan kaynakları ve ödemelere dair uygulamalarda ulusal mevzuata uyma zorunluluğu olduğundan projede görev alan devlet memurlarına proje bütçesinden ek ödeme yapılması mümkün değildir.

11-  %10 oranındaki eş finansman tüm proje ortaklarından mı yoksa sadece ana yararlanıcıdan mı karşılanacak?

Eş finansman tüm proje ortakları tarafından proje bütçesinden aldıkları paya göre karşılanması gerekmektedir

12- Proje ortağımız kendi üstüne düşen faaliyetleri gerçekleştirmediğinde süreç nasıl işliyor?

Proje ortağının taahhüt edilen faaliyetleri gerçekleştirmemesi durumunda ana yararlanıcının Ulusal Otorite olan Avrupa Birliği Başkanlığını bilgilendirmesi gerekmektedir. Ayrıca bu hususun ilerleme raporlarında da belirtilmesinde fayda vardır. Bakanlığın devreye girmesi sonrasında da sonuç alınamazsa konu Yönetim Makamı ve gerek görülürse programın en üst yönetim merci olan Ortak İzleme Komitesi ile paylaşılarak ortak değiştirilmesine kadar giden bir süreç işletilebilmektedir.

13- Bütçede belirlenen fiyatların piyasada artması durumunda bütçede artış yapılabilir mi? Bu artışın bir sınır var mıdır? 

Program kuralları gereği projenin bütçesinde azaltma ve arttırma yapılamaz. Eğer başka bir bütçe kalemindeki tutar fazlaysa bildirim yapılarak bu tutar piyasa fiyat artışından kaynaklanan ihtiyacı karşılamak üzere kullanılabilir.

14- Proje ekibinde çalışanlar, o proje yararlanıcısı kuruluşun personeli ise, üst düzey bir görevlendirme yeterli midir?

Kurumun tabi olduğu ulusal mevzuattan kaynaklanan başka gereklilik yok ise Program kurallarınca görevlendirme yazısı yeterlidir. Örneğin belediye çalışanları için belediye başkanından izin yazısı, akademik personel için rektörlükten izin yazısı olmalıdır.

15- Herhangi bir ücret almadan projede ekibinde çalışmanın bir sakıncası var mıdır?

Ücret almadan Proje ekibinde yer almanızın mevzuatımız açısından bir engeli bulunmamaktadır. Projede çalışacak personelinin atamaları, Proje başlar başlamaz en kısa süre içerisinde bütün proje ortaklarınca gerçekleştirilecektir. Proje ekibi üyelerinin usulüne uygun atamaları Proje ortaklarının sorumluluğunda olup geçerli Avrupa mevzuatına ve Ulusal mevzuata uygun olarak yürütülmelidir.

16- Yapılacak Yerel Açık İhalede satın alınacak malların ihale gruplarına (lot) ayrılacağı durumlarda gruplara ayrılmış ihale usulünde dikkat edilmesi gereken önemli noktalar nelerdir? Bu grupların her birinin alımı ve ödemesi farklı aylarda yapılabilir mi?  

Esas olan mal alımı, hizmet alımı ve inşaat işlerinin her biri için tek bir kalemde ihale yapılmasıdır. Yalnızca gerekli olan durumlarda gruplara ayırma yoluna gidilebilir. Bir mal/hizmet/yapım işinin aynı firmadan karşılanamaması gerekçesiyle gruplara ayrılabilir. Ancak farklı tedarikçilerden temin edilecek mallar/hizmet/inşaat işleri ayrı gruplara bölünerek tek bir ihale ile alınabilir. Bunun dışında gerekçesi olmadan yapay ayrım yapılmamalıdır. İhale gruplara ayrılsa bile uygulanması gereken usulü belirleyen tutar ihalenin toplam bedelidir. Gruplara ayrılmış ihale dosyasında “teklif sunacaklar her bir gruba ayrı veya tümüne teklif verebilir” ifadesine yer verilirse uygulama kolaylaşır. İhaleler faaliyet bazında yapılmalıdır. 

17- Bir kuruluşun üyesi yine o kuruluşun alt yükleniciliğini yaparsa çıkar ilişkisi ortaya çıkar mı?   

Yararlanıcı bir kurumun herhangi bir çalışanıyla ihale yapması çıkar ilişkisi olarak değerlendirilmektedir. 
 
18-Proje için kurumun var olan bir hesabı kullanılabilir mi?

Hesap hareketlerinin açık bir şekilde incelenebilmesi için proje için ayrı bir hesap kullanılmalıdır.

19- Projedeki görevlerini yerine getirmeyen proje personelini projeden çıkarmak mümkün mü?

İş kanunu hükümlerinde sayılan haklı nedenle fesih sebeplerine dayanarak iş sözleşmesi haklı nedenle fesih edilebilir. Ayrıca, personel değişikliğine ilişkin proje uygulama rehberinde yer alan değişiklik usulleri yerine getirilmelidir.

20- Proje işlemlerini takip için  yeni bir muhasebe sistemi kurmamız gerekir mi yoksa var olan sistemi kullanabilir miyiz?

Hali hazırda kullanılan muhasebe sistemi kullanılmaya devam edilebilir. Ancak denetleme açısından bu sistemin analitik muhasebe raporlaması yapmaya uygun olması ve muhteviyatındaki harcamaların izlenebilir olması gerekmektedir.

21- Kurumumuz için yeni bir vergi numarası almamıza gerek var mı?

Projeniz için kurumunuzun tüzel kişiliği üzerine kayıtlı vergi numarasını kullanmanız gerekmektedir. Çalışacak olan personelin vergileri, stopajları, KDV ödemeleri ilgili kuruluşun vergi numarası üzerinden ödenmelidir. Projede istihdam edilecek personelin bordrosu, kuruluşun bordro sistemine alınmalıdır. Ancak, devlet memuru statüsünde personel istihdam eden merkezi ve yerel kurumlar her projeyi ayrı bir muhtasar ve vergi numarası ile bu kişinin bordrosunu tanımlayabilir. Kurumun adı aynı kalmak kaydıyla muhtasarda proje adı yer almalıdır.

22- Proje ekibinin çalışma karşılığında alacakları maaşlarla ilgili düzenlememiz gereken evraklar nelerdir?

Ücretliler için öncelikle sözleşme, özgeçmiş, ücret bordrosu, net ücretin ödendiğini gösterir banka dekontu, sosyal güvenlik ve vergi bildirimleri (beyanname, tahakkuk fişi, ödeme) gerekmektedir. Bu belgeler personel dosyalarında muhafaza edilmelidir.

23- Türk ortaklar faturalarının Türkçe halini mi sunmalıdır? Faturaları İngilizce’ye çevirmemiz gerekiyor mu?

Türkçe fatura yeterlidir ancak ödemelerin avro olarak yapılması ve faturanın da avro cinsinden kesilmesi tercih edilmelidir.

24- Avans ödemesi proje yararlanıcıları arasında nasıl dağıtılmalıdır? Eşit olarak mı/oranlara bakılarak mı?

Her ortağının bütçesine göre oranlayıp dağıtılmalıdır. 

25- Yatırım içeren projeler için Yapı denetim hakkında genel bir bilgilendirme yapabilir misiniz?

29/6/2001 tarihli ve 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanunu’na göre 3/5/1985 tarihli ve 3194 sayılı İmar Kanununun 26 ncı maddesinde belirtilen kamuya ait yapı ve tesisler ile 27 nci maddesinde belirtilen ruhsata tabi olmayan yapılar yapı denetimden hariç tutulmaktadır. İlgili denetimi muayene kabul komisyonları üstlenir. Bu komisyonlarda görevlendirilecek olanların tamamının teknik eleman olması zorunludur. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte teknik eleman bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşlarından teknik eleman görevlendirilebilir. 

“Yapım İşleri Muayene Ve Kabul Yönetmeliği”, “Yapı Denetimi Uygulama Yönetmeliği” ve ”Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği” konu ile ilgili incelenebilir. Ayrıca sunulan muayene kabul tutanağı, hakediş raporu ve yapı denetim tutanakları, üzerinde tarih olan fotoğraflarla desteklenmelidir. Yukarıda yer alan mevzuat ile ilgili bilgilendirmeler ışığında, daha önce verilen eğitimlerde bahsedildiği gibi kamu kurumlarının proje bütçelerinde yer alan yapı denetim kaleminin uygun harcama olarak kabul edilmeyeceğini ve ilgili denetim işinin kurum bünyesinde gerçekleştirilmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz.

Proje bütçesinde yapı denetim kalemi yer alan kamu kurumları, Proje Uygulama Rehberi “8.3. Bütçe değişiklikleri” başlığı altındaki bilgiler doğrultusunda, bütçe kalemleri arasında yeniden bütçe tahsisine ilişkin değişiklik talebinde bulunarak ilgili bütçeyi ihtiyaç doğrultusunda diğer bütçe kalemlerine küçük bütçenin %20 si oranında Yönetim Makamının onayını aldıktan sonra aktarabilirler.

26- Kurum muhasebe sisteminde avro olarak takip mümkün olmadığından Türk Lirası’na dönüşüm yapılarak kayıt almak mümkün müdür?

Harcamalar esas olarak avro cinsinden yapılmalıdır. Kurum muhasebesi TL olarak tutulduğundan harcamalar yalnızca muhasebe amaçlı olarak Merkez Bankası kuru üzerinden TL’ye dönüştürülür. Proje bütçesinden TL harcama yapılmışsa, harcamaların doğrulanması için hazırlanacak fatura raporuna giriş yapılırken InfoEuro döviz kuru kullanılmalıdır.

27- Proje çalışanlarının devlet memuru, sözleşmeli veya BAĞ-KUR’lu olmaları hallerinde maaş ödemeleri nasıl yapılacaktır?           
    
Devlet Memurları

657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi memurlara, kadro karşılığı sözleşmeli olarak çalışan personele (4/B maddesi kapsamında olanlar) ve bunlar dışında kalan diğer kamu görevlilerine, ulusal mevzuat gereği proje bütçesinden ücret ve benzeri adlar altında herhangi bir ödeme yapılamaz. Devlet memuru olan personelin proje kapsamında ücret alabilmesinin tek istisnası, 657 sayılı Kanun kapsamına giren kuruluşlarda eğitim ve öğretim vazifesiyle görevlendirilen bir personelin, bağlı bulundukları kurumun yazılı izni dahilinde eğitim amacıyla ders ücreti karşılığında görevlendirilmesidir.

Ayrıca tabi oldukları kanunlarda özel hüküm bulunan kamu kurumu çalışanları bu kapsamda kendi alanları ile sınırlı olmak üzere eğitim verebilirler. Bu kapsamda istihdam edilecek personel ile “eğitim hizmeti sözleşmesi” yapılması gerekmektedir. Bu sözleşmede; proje kapsamında verilecek eğitimin mahiyeti, bu eğitimin hangi gün ve saatlerde verileceği, saatlik ders ücreti, ücretin yatırılacağı banka hesap numarası, harcırah verilecek ise günlük harcırah miktarı ve yapılacak diğer tüm giderler ile ilgili bilgiler yer almalıdır. Ayrıca, sözleşmeye Kurumun yazılı izninin de eklenmesi gerekmektedir. Üniversitelerde görevli öğretim elemanları, bu hükümlerin dışında kalmakta olup projeden maaş alabilmektedirler.

Akademik Personel

2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu kapsamına giren kuruluşlarda görevli öğretim üyeleri, öğretim görevlileri, okutmanlar ve öğretim yardımcılarının, tabi oldukları kanun hükümlerine ve görevli bulundukları yüksek öğretim kurumunun bu konudaki düzenlemelerine aykırı olmamak kaydıyla, bağlı oldukları yüksek öğretim kurumunun rektör onaylarında belirtilen süreleri aşmamak üzere, eğitim görevi dışında diğer görevlerde de tam zamanlı ya da kısmi zamanlı olarak çalışabilmeleri mümkündür. Ancak söz konusu kişiler ile yapılacak sözleşmelerin ekine bağlı oldukları üniversitenin yetkili kurulları (rektörlük ve üniversite yönetim kurulu) tarafından izin verildiğini tevsik eden yazının eklenmesi gerekmektedir. Söz konusu yazıda personelin aylık ve toplamda ne kadar süre ile çalışmasına izin verildiği açık bir şekilde yer almalıdır. Ayrıca izin yazısı ekinde öğretim görevlisinin bağlı olduğu üniversitede katılmak zorunda olduğu derslere ilişkin üniversite tarafından onaylanmış programın eklenmesi gerekmektedir. Projelerde çalışan 2547 sayılı Kanun kapsamına giren kuruluşlarda görevli akademik personelin maaş ödemeleri görevli olduğu üniversitenin döner sermayesine yapılacak, döner sermayeden buna ilişkin (gerekli kesintileri de gösteren) makbuz alınacaktır. Ayrıca personele yapılan ödemenin incelenebilmesi için döner sermayeden yapılan ödemelere ilişkin bu kişilerin isminin  gösterildiği bir döner sermaye ödemeler listesi alınacaktır. Vakıf üniversitesinde çalışan kişilere yapılacak maaş ödeme yöntemi ise üniversitenin insiyatifindedir.

5510 sayılı Kanun kapsamında bir hizmet akdine dayanarak bir işveren tarafından istihdam edilen kişiler;

– Süregelen tam süreli bir iş sözleşmesine tabi olarak çalışanlar, tam süreli iş sözleşmesini feshederek projedeki görev ile ilgili yeni bir tam süreli iş sözleşmesi yapabilirler veya tam süreli iş sözleşmesini kısmi süreli iş sözleşmesine dönüştürerek, aynı zamanda projede kısmi süreli iş sözleşmesi karşılığında çalışabilirler.
– Süregelen kısmi süreli iş sözleşmesine tabi olarak çalışılması durumunda, bu sözleşmeye ilaveten proje kapsamında kısmi süreli bir iş sözleşmesi yapılarak projede görevlendirilebilirler. Her iki seçenekte de proje faydalanıcısı kurum tarafından projede çalışmak üzere görevlendirme yazısı yazılmalıdır. Süregelen tam süreli bir iş sözleşmesine tabi olarak hibe faydalanıcısı kurumda çalışanların bahsedilen usule uyulmaksızın yalnızca geçici görevlendirme yoluyla proje kapsamında çalıştırılıp proje bütçesinden ücret ödenmesi mümkün değildir. 

Esnaf ve Sanatkarlar, Serbest Meslek Erbabı, Çiftçiler

Gelir Vergisi Kanunu’nun;

– 65.Maddesinde tanımlanan serbest meslek faaliyetinde bulunan kişiler,
  
-37.Maddesinde tanımlanan ve her türlü sınai ve ticari faaliyetten şahsi ticari kazanç elde eden kişiler,

-52.Maddesinde tanımlanan zirai faaliyet sonucunda zirai kazanç elde eden kişiler,

-9.Maddesinde belirlenen vergiden muaf esnaflar,

-Şirket veya kooperatif ortakları (anonim şirketlerin kurucu ortakları, yönetim kurulu üyesi olan ortakları, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin komandite ortakları, diğer şirket ve donatma iştiraklerinin tüm ortakları), tam veya kısmi süreli iş sözleşmesi vasıtasıyla projede istihdam edilebilirler. Ancak söz konusu kişilerin kendi kişisel ticari, zirai vb. faaliyetleri ve mükellefiyetleri olması durumunda, proje kapsamında çalıştıkları sürece, eğer tam zamanlı çalışıyor ise başka faaliyette bulunmaması, kısmi zamanlı çalışıyor ise diğer işleri ile zaman açısından uyumlu olarak çalışmalarını gerçekleştirdiğini belgelendirmeleri gerekmektedir.

İşçi – işveren ilişkilerinin Sigorta ve Genel Sağlık Sigortası ve Yönetmelik kısmı da 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununda düzenlenmekle beraber Ticaret Erbabı (ya da Serbest Meslek Erbabı) olarak 4B kapsamında çalışan Bağ-kurluların Hizmet Akdi ile çalışmaya başlamaları 6111 sayılı kanunda hüküm altındadır. Kanun 33. maddesinde yapılan değişiklikle 25.02.2011 tarihinden itibaren 5510 sayılı kanunun 4. maddesinin birinci fıkrasının a ve b bentlerinde yer alan sigortalılıkların çakışması halinde a bendine istinaden (SSK’lı) sigortalı sayılacaklardır. Kendisi 4B sigortalısı olan bir şahıs firması veya şirket ortağı, bu faaliyetleri devam ederken başkasına ait bir işyerinde (projelerde) çalışmaya başladığı zaman 4B (Bağ-kur) sigortalılığı kesilir, o tarihten itibaren 4A (SSK) sigortalısı olur. Değişiklik ile hizmetleri çakışan sigortalılara bir de imkân tanınmıştır. Hizmet çakışması bulunan sigortalının 4/a kapsamındaki sigortalılığı esas alınmakla birlikte, sigortalının talep etmesi halinde, 4B(Bağ-kur) kapsamında da prim ödemesi mümkün hale getirilmiştir. Böylece hizmet çakışması bulunan sigortalılar, eğer isterlerse, her iki sigortalılık kapsamında da prim ödeyebileceklerdir. Ancak arada Hizmet akdi olduğundan asıl olan 4A (SSK) kapsamındaki sigortalılıktır.  Buna uyulmaması durumu, işvereni SSK’sız işçi çalıştırır pozisyonuna sokmakta ve çok ağır İdari Para Cezaları doğurmaktadır. 

Öte yandan, Gelir Vergisi Kanunu’nun 65 inci Maddesinde tanımlanan serbest meslek erbabından proje kapsamında hizmet alınması da mümkün bulunmaktadır.
Alınan hizmet karşılığında söz konusu serbest meslek erbabı tarafından usulüne uygun olarak serbest meslek makbuzu düzenlenerek sağlanan hizmetlere ilişkin ayrıntılı bir bilgi notu ile çalışma sürelerini gösteren zaman çizelgelerinin serbest meslek makbuzuna eklenmesi gerekmektedir. Bu şekilde görevlendirilen personel, muhasebeciler hariç, proje personeli kalemi altında değil beşinci bütçe kalemi olan dış uzmanlık kalemi altında görevlendirilmelidir.

Yabancı Uyruklular 

4817 sayılı Yabancıların Çalışma İzinleri Hakkındaki Kanun ve diğer mevzuat hükümlerine bağlı kalınarak ve proje bütçesinde bu kişiler için tahsis edilen tutarları aşmamak kaydı ile projede yabancı uyruklu kişiler görevlendirilebilir. Türkiye’de ikamet etmeyen yabancıların proje kapsamında çalıştırılması halinde alacakları ücretlerden gelir vergisi kesintisi yapılmayacaktır.[1]

Herhangi Bir İş Sahibi Olmayanlardan Sağlanan Hizmetler 

Yukarıda belirtilenler dışında kalan ve bir işi bulunmayan kişiler proje personeli olarak tam süreli veya kısmi süreli iş sözleşmesi ile proje kapsamında istihdam edilebilirler. Hibe faydalanıcısı, söz konusu personele ilişkin işe giriş bildirimlerini Sosyal Güvenlik Kurumuna yapmak ve proje kapsamında istihdam edildikleri süre boyunca sosyal güvenlik ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmekle mükelleftir. Ayrıca söz konusu personele ilişkin Gelir Vergisi Kanunu kapsamında gelir vergisi kesintilerinin yapılması gerekmektedir.    Devlet memurları tam zamanlı işçi ve BAĞ-KUR’lular ancak mevcut işlerinden ücretsiz izin alarak projede görev yaparlarsa projeden maaş alabilirler.

5510 sayılı Kanun Kapsamında, Emekli Olan Bir Kişinin Proje Kapsamında İstihdamı 

İlgili  kanun kapsamında emekli statüsünde olan kişilerin Sosyal Güvenlik Kurumu’na projedeki çalışmaları dolayısıyla bildirimlerinin yapılması ve bu suretle ücretleri üzerinden sosyal güvenlik destek pirimi (SGDP) kesintilerinin yapılarak projelerde çalışmaları mümkün olabilecektir.”

Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler

Projeler kapsamında çalışan ve proje harcamalarının muhasebesinden sorumlu serbest muhasebeci ve mali müşavirler sağladıkları hizmetin niteliği gereği 1. Bütçe kalemi altında çalışmalıdırlar. Ancak Serbest Muhasebeci, Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavirlerin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe göre bu kişilerle iş sözleşmesi yapılması ve adlarına bordro düzenlenmesi mümkün olmadığından sadece bu ünvandaki kişiler için 5. Bütçe kalemi altında mesleki hizmet sözleşmesi imzalanarak serbest meslek makbuzu karşılığında çalışmalarına ilişkin bir istisna getirilmiştir.

28- Yararlanıcısı olduğumuz projenin personel maaş ödemelerini nasıl yapacağız? Proje personelinin ücreti brüt şeklide hesabına yatırılıp ilgili vergileri kendisi mi ödemeli yoksa ilgili vergiler ödenip ücret net olarak personelin hesabına mı yatırılmalı? İkinci durumda kesintiler elden mi ödenmeli?

Proje personelinin ücreti gerekli kesintiler yapılıp banka havalesi ile ödeme yapıldıktan sonra net olarak personelin hesabına yatırılmalıdır. Proje kapsamında istihdam edilen personele ilişkin olarak düzenlenen ücret bordrosunda hesaplanan (yapılacak sosyal güvenlik ve vergi kesintilerinden sonra kalan) ve personele ödenmesi gereken net maaş tutarının ilgili kişi hesabına banka havalesi yoluyla ödenmesi gerekmektedir. Vergi kesintisi ve SGK ödemeleri ayrıca ilgili hesaplara yapılmalıdır. Ödemeye ilişkin dekontta ilgili personelin isminin mutlaka yer alması gerekmektedir aksi takdirde ödeme yapılmamış kabul edilecektir. 

29- Hangi durumlarda Programın tavsiye ettiği satın alma ve ihale şablonları kullanılmadan satın alma yapılabilir?

2.500 avro altındaki mal, ekipman ve hizmet alımları için Programın tavsiye ettiği satın alma ve ihale şablonları kullanmadan doğrudan temin yöntemiyle fiş/fatura karşılığı uygun bir firmadan satın alma yapılabilir. 

30- PRAG şablonlarını kullanmak yerine basitleştirilmiş ihale dosyası şablonları kullanılabilir mi?

ENI SÖİ Programlarına teknik destek veren TESIM tarafından Program kapsamındaki satın alma ve ihaleleri için satın alma rehberi (Guide on procurement by private project beneficiaries in the ENI CBC Black Sea Basin programme) hazırlanmıştır. Bu rehberin ilk eki olan Annex 1 Annex 1: simplified tender dossiers for service, supplies and works (single tender) belgesi ise 20.000 avro tek teklif (single tender) usulündeki alımlar için belli PRAG şablonlarının tek bir belgeye indirgendiği bir şablon olup 20.000 avro altındaki satın almalarda kullanabilir.

31- Tedarik (mal), hizmet ve inşaat gibi satın alma ve işlerde yapılacak işin veya alınacak malın tanımının ayrıntılı bir şekilde anlatıldığı belgeler nelerdir?  

Tedarik (supply) ve inşaat (work) gibi satın almalarda yapılacak iş veya alınacak mal için teknik şartname (technical specifications) kullanılırken hizmet (service) alımlarında iş tanımı/şartname (terms of reference) hazırlanmalıdır.

32- Tek teklif (single tender) usulündeki alımlar bir teklif almak yeterli midir? Bu usulde teklif alırken veya verirken elden teslim uygun olur mu? 

Tek teklif (single tender) usulündeki alımlarda Programda en az iki teklif alınması salık verilirken Ulusal Otorite olarak en az üç teklif alınması tavsiye edilmektedir. İhaleye davet mektubu ve firmaların tekliflerinin kayıtlara geçmesi için iletişim yazılı olmalıdır (e-posta yazışmaları da kabul edilebilir).  

33-Kamu kurumu olmayan kurumlar, seyahat giderleri için hangi belgeyi esas almalıdır?

Seyahat giderleri için kurumunuzun kendi iç usullerini uygulamanız ancak yine de ödenilen tutarların aşağıdaki bağlantıda her ülke için belirtilen tutarlardan fazla olmaması gerekmektedir. 

https://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

34-Yurt dışı çıkış harcı uygun harcama mıdır? 

Ulusal mevzuat açısından zorunlu bir gider olan yurt dışı çıkış harcı uygun harcamadır. 

35- Proje Uygulama Rehberinde zaman çizelgesinde sadece yarı-kısmi zamanlı çalışma durumunda zaman çizelgesi doldurulmalı ibaresi yer almaktadır. Biz proje kapsamında tam zamanlı olarak çalışmaktayız, bu durumda zaman çizelgesi doldurma zorunluluğumuz bulunmakta mıdır?

Karadeniz Havzası Programındaki projeniz kapsamında tam zamanlı çalışan personel için zaman çizelgesi doldurmanız gerekmemektedir.

36- Standart bir personel iş sözleşmesi, hizmet sözleşmesi ve mal alım sözleşmesi örneği var mıdır?

Personel iş sözleşmesini ulusal mevzuata uygun şekilde düzenleyebilirsiniz.

Hizmet ve mal alımı için alımın tutarına göre PRAG ve/veya PIM belgesinde belirtilen şekilde sözleşmenizi hazırlamanız uygun olacaktır.

37- Projede  24 aylık bir süre için  koordinatör için 1149 saat, teknik uzman için 929 saat ve mali işlemlerden sorumlu eleman için 874 saat ödeme öngörülmüş. Sadece teknik uzman ve mali sorumlu için de sırasıyla 38 saat/ay ve 36 saat / ay notu var. Bu nedenle üniversitede çalışan bir eleman ders saatleri ve başka amaçlarla görevlendirmeler dışında maksimum kaç saat çalışabilir? 

Öğretim üyeleri, rektör onaylarında belirtilen süreleri aşmamak üzere, eğitim görevi dışında diğer görevlerde de tam zamanlı ya da kısmi zamanlı olarak çalışabilmeleri mümkündür. 4857 nolu İş Kanununa göre tam süreli iş sözleşmeleri, haftalık 40 saat veya aylık 20 gün çalışmayı kapsadığından ilgili öğretim görevlisinin bu saatleri aşmaması tavsiye edilmektedir. Bir çalışma günündeki toplam çalışma saatinin de ilgili ulusal mevzuatta öngörülen sınırı aşmadığından emin olun. Günlük çalışma saati ve hafta sonu çalışma konusunda üniversitedeki muhasebeci veya mali hizmetler uzmanlarıyla üniversitenin iç mevzuatı ve İş Kanunundaki hükümlere göre müzakere ederek görüş almanızda fayda olduğu düşünülmektedir.

38- Yazıcı ve bilgisayar alımı için tek fatura kullanılabilir/alınabilir mi? 

Proje Uygulama Rehberinde de belirtildiği üzere 2500 avro altındaki satın almalarda fatura yeterlidir. Ancak Ulusal mevzuat gereğince 3500 TL ve üzeri satın alımlarda tedarik sözleşmesi gerektiğinden ayrı şartnamelerle tek fatura altında (toplamda 2500 avro altında olduğu için) alım yapabilirsiniz.

39- İlave personel için bütçe değişikliği yapılabilir mi? 

Toplam bütçe tutarında artış olmayacak şekilde zeyilname/bildirim ile ilave personel için bütçe değişikliği yapılabilir. Bu hususta aşağıdaki bağlantısı verilen 20 Şubat 2019 tarihli ve 16 nolu Yönetim Makamı Açıklamasının 3.8 maddesine göre aynı bütçe başlığı altında küçük çaplı bir bütçe değişikliği ise bildirimle de değişiklik yapılabimektedir.

https://cbc.ab.gov.tr/siteimages/documents/Instruction-no-16-to-beneficiaries-regarding-Addendum-and-Notification.pdf

40- Proje için tahsis edilen hibenin avans ödemesi harcandıktan sonra, ara ve nihai ödemeler ilgili raporların onaylanmasını müteakip yararlanıcı kurum ve kuruluşlara aktarılabilmektedir. Ancak söz konusu ödeme tutarları ulaşana dek üniversitelerin kullanabilecekleri geçici bir ödenek kalemi bulunmamaktadır. Bu çerçevede, ara ve nihai ödemeler aktarılana dek üniversitelerin proje harcamaları için yararlanabilecekleri AB kaynaklı veya ulusal bütçeden karşılanabilecek geçici finansman imkanı var mıdır?

16 Temmuz 2020 tarih ve 31187 sayılı Resmi gazetede yayınlanan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma ve Projeleri (BAP) Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik uyarınca, bahsi geçen yönetmeliğin amaç ve kapsamına “ulusal veya uluslararası kuruluşlar tarafından desteklenen projelere kaynak aktarımının yapılması” ibaresi eklenmiştir. Buna göre, ulusal veya uluslararası kurum ve kuruluşlar tarafından desteklenen bilimsel araştırma projelerinde kullanılmak üzere, proje bedelinin yüzde otuzunu aşmaması kaydıyla komisyon tarafından önerilen ve üst yönetici tarafından onaylanan nakdi veya ayni katkı BAP kaynaklarından karşılanabilecektir. Bu itibarla, yararlanıcısı üniversiteler olan projelerin ara ve nihai ödemeleri ulaşana dek gerekli geçici finansmanın üniversitelerin bilimsel araştırma projeleri bütçesinden sağlanmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.  https://www.yok.gov.tr/HaberBelgeleri/Haber%20%C4%B0%C3%A7erisindeki%20Belgeler/Dosyalar/2020/yuksekogretim-bilimsel-arastirma-yonetmeligi-16-temmuz-2020.pdf 

41.  Projelerin planlanan faaliyetleri kapsamında hizmet sözleşmesi ile üniversitelerdeki akademik personelden hizmet alımında dikkat edilmesi gerekli hususlar nelerdir?

Hizmet alımı sözleşmeleri kapsamında projelerde uzman, danışman, vb. pozisyonlarda görev alacak öğretim üyelerine ödeme yapılabilmesi üniversitenin döner sermaye işletmeleri vasıtasıyla mümkün olabildiğinden bu işleme dair ödeme dosyasına ilgili personele ait üniversite yetkili kurulları (rektörlük ve üniversite yönetim kurulu) tarafından izin verildiğini tevsik eden yazının eklenmesi gerekmektedir. Üniversiteden izin yazısı alınmaması durumunda ulusal mevzuata uygun hareket edilmediği için konu usulsüzlük incelemelerine tabi olabilmekte ve dolayısıyla yararlanıcı kurumun proje bütçesinde mali kesintilerle karşılaşmasına sebep teşkil edebilmektedir.

42.Interreg NEXT Karadeniz Havzası Programı 2021-2027 altındaki projeler kapsamında yapılan harcamalarda KDV uygun harcama olarak kabul ediliyor. Hibe rehberlerinde ÖTV ve Türkiye’deki diğer vergilerin uygunluğu veya muafiyet durumu ile ilgili bir açıklama bulunmuyor. Bu durumda, ÖTV ile diğer vergiler de uygun harcama olarak mı kabul ediliyor mu?

Söz konusu programa ülkemizin katılımına ilişkin olarak Avrupa Komisyonu, Romanya ve Türkiye Cumhuriyeti arasında imzalanan Finansman Anlaşması gereği, SÖİ kapsamında proje yürüten Birlik Yüklenicileri KDV dışında kalan diğer vergilerle ilgili olarak istisnadan sorunsuz yararlanmaya devam etmesi gerektiğinden bu vergiler için muafiyet tanınmaktadır. SÖİ çerçevesinde imzalanan Birlik Sözleşmeleri altında KDV İstisna Sertifikası düzenlenemediğinden bu mükelleflere bu kapsamdaki alımlarına ilişkin Özel Tüketim Vergisinin (ÖTV), bu alımların ÖTV mükelleflerinden yapılıp yapılmadığı hususundan bağımsız olarak ödenmesi gerektiğine, Birlik Yüklenicisi olarak Birlik Sözleşmesi nedeniyle yapılan harcamalara ilişkin ödenen ÖTV’nin, IPA III Mali Çerçeve Ortaklık Anlaşması Genel Tebliğinde belirtilen usul ve esaslara uyulmak şartıyla, nakden veya mahsuben iadesini almanın mümkün olduğuna dair Hazine ve Maliye Bakanlığından yazı verilecektir. Bu yazı ile proje yararlanıcısının bağlı olduğu vergi dairesine başvurularak proje kapsamında ödenen ÖTV’nin iadesini almak mümkün olacaktır.

43. Proje bütçeleri için gerekli eş finansmanı nasıl sağlanacaktır? Yararlanıcı kurumda proje için çalışan personelin maaşları eş finansman olarak kabul edilebilir mi?

Eş-finansman, başvuru sahibi ana yararlanıcı veya proje ortağı yararlanıcı(lar)ın kendi kaynaklarından karşılanmalıdır. Personel maaşları eş finansman olarak kabul edilmemektedir. Proje eş finansmanının proje başlangıcında nakit olarak proje hesabına yatırılması gerekmemekte olup, ihtiyaç durumuna göre proje hesabına aktarım yapılarak veya proje bütçesindeki bazı harcamaları Hibe Sözleşmesinin Genel Koşullarına uygun olarak mahsuplaşması ile gerçekleştirilmektedir.

44.Proje için tahsis edilen hibenin avans ödemesi harcandıktan sonra, ara ve nihai ödemeler ilgili raporların onaylanmasını müteakip proje yararlanıcılarına aktarılabilmektedir. Ancak söz konusu ödeme tutarları ulaşana dek kurumumuzda geçici bir ödenek kalemi bulunmamaktadır. Bu çerçevede, ara ve nihai ödemeler proje hesabına aktarılana kadar proje harcamaları için kullanılabilecek farklı geçici finansman imkanları var mıdır?

Hibe sözleşmesinin imzalanmasını müteakip proje bütçesinin %30’u avans olarak  proje yararlanıcısının proje hesabına yatırılmaktadır. Proje uygulaması devam ederken yapılan harcamaların doğrulandığı raporları, ara raporlar eşliğinde sunularak Yönetim Makamı tarafından onaylandıktan sonra ara ödemeler yararlanıcılara aktarılmaktadır. Proje uygulama dönemi bittikten sonra kalan %20 oranındaki nihai ödeme ise projenin nihai raporunun imzalanmasını müteakip ödenmekte olup, bu süreç nihai raporu sunulduktan sonra 3-4 ay daha sürebilmektedir. Bu süre zarfında, proje yararlanıcısının ara ve nihai ödemeleri alıncaya kadar proje bütçesi dışındaki finansal kaynaklardan proje faaliyetlerini gerçekleştirmesi beklenmektedir. Bunun için, kurum bütçesinden ödenek ayrılabilir veya AB dışında farklı kaynaklardan finansman sağlanabilir.

45. Interreg NEXT Karadeniz Programı kapsamında yapılan bilgilendirme toplantılarında döviz kurlarındaki dalgalanmalardan kaynaklı kayıplar yaşamamak için proje faaliyetleri kapsamında yapılan ödemelerin TL yerine Avro yapılması tavsiye edilmişti. Bazı küçük harcamalar için TL harcanması durumunda kur kayıplarının telafi edecek bir tedbir öngörülmüş müdür?

Kur değişimlerinden dolayı yaşanacak kayıplar Program kuralları gereği uygun harcama olmayıp, bu masrafların proje yararlanıcının kendi bütçesinden karşılanması gerekmektedir. Zorunlu hallerde TL harcandığı takdirde, daha sık mali raporlama yapılarak olası kur kayıplarının önüne geçilebilir.  

46.Hibe başvurur rehberinde  proje harcamalarının ilgili Program kurallarına göre yapılıp yapılmadığını denetlemek amacıyla kontrolör görevlendirileceği ve ücretleri için de “The cost will be of 350 euro per report for regular projects including infrastructure and works whereas 250 euro per report for regular projects without infrastructure and works” Ifadesi yer almaktadır.Kurumunuzdan yapılan bilgilendirme ile tutarlar küçük ölçekli projeler için 300 Euro ve yatırım içeren standart projeler için 350 Euro olarak yeniden düzenlenmiştir.Bu durumda,proje ortaklarımızın yaptığı  yatırım harcamalarının denetimi de bizim bütçemizden mi ödenecek ?

Küçük ölçekli projelerde tek rapor için Türk ortağın kontrolöre ödeyeceği tutar 300 Eurodur. Eğer Türk ortak standart proje uyguluyorsa ve ALTYAPI VE İNŞAAT işleri varsa tek rapor için kontrolöre ödeyeceği tutar 350 Euro iken,  standart projede  ALTYAPI VE İNŞAAT işleri yoksa  tek rapor için ödenecek tutar 300 Avro olmaktadır.