2.1 Proje uygulamasının ilk döneminde öncelikle yapılması gereken işler nelerdir?
Avrupa Birliği Başkanlığı’nın Ulusal Otorite görevini yürüttüğü 2014-2020 Dönemi Interreg IPA SÖİ Bulgaristan-Türkiye Programı İkinci Teklif Verme Çağrısı kapsamında, proje uygulama sürecinde ilk aşamada yapılması gereken işler konusunda proje sözleşmeniz imzalandığında gerekli bilgiler size bildirilecektir. Bilginiz için bu işler aşağıda sıralanmıştır:
KDV İstisna Sertifikasının alınması:
Harcamalarda kullanılmak üzere KDV İstisna Sertifikasının alınması gerekmektedir. Edirne’de yerleşik yararlanıcılar başvurularını Edirne Vergi Dairesi Başkanlığına, Kırklareli’nde Kırklareli Valiliği Defterdarlık Gelir Müdürlüğü’ne yapacaklardır.
Proje Ekibinin Oluşturulması (Declaration and Order):
Projenin başladığı tarihten itibaren 10 gün içerisinde, proje faaliyetlerinin başarıyla uygulanması amacıyla, proje uygulama dönemi boyunca gerekli ve kalifiye personel istihdam edeceğine dair beyan ve proje ekibi üyelerinin belirlenmesine dair atama yazısı Ortak Sekretarya ’ya iletilmelidir.
Nakit Akış Planının Hazırlanması (Cash Flow Plan):
Nakit akış planı, üçer aylık dönemler halinde her bir proje ortağının bütçe harcamasının detaylandırılacağı bir çalışmadır. 20 iş günü içinde sunulmalıdır. Doldurulması gereken form Ortak Sekretarya tarafından tarafınıza yakın bir zamanda Ortak Sekretarya ‘ya iletilecektir.
Proje Satın Alma Planı Hazırlanması:
10 iş günü içinde Yararlanıcı Portalı üzerinden Ortak Sekretarya ‘ya sunulmalıdır. Benzer iş kalemleri bir araya getirilerek ihale türleri PRAG’da yer alan eşiklere göre belirlenmelidir. İhalelerde kolaylık sağlayabileceği yanılgısına kapılarak eşikleri düşürmek adına bütçelerde yapay bölünmeye gidilmemelidir.
Avans Talebinin Yapılması:
Ana Yararlanıcı avans ödeme talebini sözleşmenin yürürlüğe girmesinden itibaren en geç 45 gün içerisinde Yönetim Makamına göndermelidir. Yönetim Makamı avans talebini aldıktan sonra 20 iş günü içinde ön ödeme miktarını Ana Yararlanıcıya havale edecektir.
Yukarıda sıralanan ilk aşamada yapılacak işlerle ilgili daha detaylı bilgiyi Proje Uygulama Rehberinde bulabilirsiniz.
2.2 Hibe kazanılan projede kullanmak için KDV İstisna Sertifikası başvurusu nasıl yapılmalıdır?
Hibe sözleşmesi imzalanan projenizin bütçesinden yapacağınız harcamalarda kullanılmak üzere bir an önce KDV İstisna Sertifikanızın düzenlenmesi gerekmektedir. Bu belgenin teminine ilişkin usul Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA II) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliğinde belirtilmiştir. Tebliğe göre aşağıdaki belgelerin ilgili kurumlara iletilmesi gerekmektedir. Proje sözleşmesinin imzalanmasından sonra Ortak Sekretarya Destek Ofisi de projenin iletişim adresine bu sertifikanın alınması için izlenmesi gereken usul ile ilgili bilgilendirme e-postası atacaktır.
a)Başvuru Talep Dilekçesi: Dilekçede, KDV İstisna Sertifikası talebi açıkça belirtilerek Birlik Yüklenicisi tarafından tarih, adı soyadı ve unvan yazılarak imzalanacak ve dilekçeye iletişim bilgileri (adres, telefon, faks ve e-posta) ile dilekçe eki dokümanlar “Ekler” bölümüne açıkça yazılacaktır. (Tebliğ eki-2/b veya c)
b)Sözleşme ve Ekleri: Aşağıda belirtilen belgelerin birer örneği, yararlanıcı kurum yetkilisi tarafından “Aslının Aynıdır” şeklinde ibare konulmak suretiyle onaylayan kişinin adı- soyadı ve unvanı ile tarih yazılıp imzalanarak başvuru belgeleri arasına eklenecektir:
•Yönetim Makamıyla Ana Yararlanıcı arasında imzalanan ana sözleşmenin aslı gibidir şeklinde onaylı nüshası,
•Ana Yararlanıcı ile Yararlanıcı arasında imzalanan ortaklık anlaşmasının (partnership agreement) aslı gibidir şeklinde onaylı nüshası,
•Proje bütçesinin aslı gibidir şeklinde onaylı nüshası ve eğer varsa başlangıç süreleri, vb. konulara atıf yapılan belgelerin aslı gibidir şeklinde onaylı nüshası.
Aslı gibidir onayların kurum tarafından yapılması yeterlidir, noter onayına ihtiyaç bulunmamaktadır.
c)Bilgi Formunun Aslı: “Bilgi Formu” (Tebliğ Eki-3), Birlik Yüklenicisi tarafından imzalanmalıdır. Söz konusu formu imzalayan kişilerin adı-soyadı ve unvanı, imza tarihi ve Birlik Sözleşmesinin uygulanacağı il/iller mutlaka yer almalı, Birlik Sözleşmesinin imzalanma şekli, karşısındaki kutucuğa (X) işareti konulmak suretiyle belirtilmeli, Bilgi Formundaki bilgiler ile Birlik Sözleşmesindeki bilgiler uyumlu olmalıdır. Bilgi Formunda elle doldurulan bölümler varsa yararlanıcı tarafından mutlaka paraflanması ve mühürlenmesi gerekmektedir. Bilgi Formunda Birlik Yüklenicisini ilgilendirmeyen kısımlar varsa bu bölümlere “Yok” ibaresi yazılmalıdır.
Formda birtakım hücrelere tarafımızca giriş yapılmıştır. Boş bırakılan ve kırmızı renkte bilgi verilen yerlerin doldurulması ve kurum/kuruluşun üst yetkilisi tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu programda sözleşme makamı Türkiye’den bir otorite olmadığı için sözleşme makamı onayına gerek yoktur.
Edirne’de yerleşik yararlanıcılar başvurularını Edirne Vergi Dairesi Başkanlığına, Kırklareli’nde Kırklareli Valiliği Defterdarlık Gelir Müdürlüğü’ne yapacaklardır.
Proje kapsamında faydalanabileceğiniz vergi istisnalarına ilişkin açıklamalar, Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA II) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliğinde düzenlenmektedir. Tebliğ metnine buradan ulaşılabilir:
http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2016/02/201602134.htm GENEL_TEBLIGI_TR.pdf
Diğer taraftan, proje uygulama süresi boyunca Başkanlığımızın (http://www.cbc.ab.gov.tr) ve Programın (http://www.ipacbc-bgtr.eu) internet sayfasında yer alacak bilgilendirmelerin/duyuruların takibi önerilmektedir.
2.3. Projemiz kapsamında projenin süresinde uzatma alınmıştır. Buna dair KDV İstisna sertifikasının yenilenmesi gerekir mi?
Malumunuz olduğu üzere INTERREG IPA Bulgaristan-Türkiye Sınır Ötesi İşbirliği Programı altında sözleşmesi imzalanan projenizin bütçesinden yapacağınız harcamalarda kullanılmak üzere projenizin uygulama aşaması başlangıcında KDV İstisna Sertifikası temin edilmiştir. KDV İstisnası Sertifikası temin eden proje yararlanıcıları ulusal mevzuat gereği KDV’siz yapmış olduğu alımlarını ilgili vergi dairesi müdürlüğü/ mal müdürlüğüne bildirmekle yükümlüdür. Birlik Sözleşmesinde değişiklik olması halinde de yine mevzuat gereği bildirim yükümlülüğü bulunmaktadır.
Ayrıca proje sözleşmesinin süresinde uzatma olduğu durumda, projenin uzatılan süresi boyunca da KDV istisnasından faydalanılması için yeni KDV istisna sertifikası talep edilmelidir, zira proje başlangıcında alınan sertifika sadece projenin değişime uğramamış olan ilk ana sözleşmesinde belirtilen süresi boyunca yapılan harcamaları KDV’den istisna kılmaktadır.
Konu ile ilgili olarak ayrıntılı bilgi aşağıda yer alan Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA II) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği, 4.2.2.5. Birlik Sözleşmesinde Değişiklik Olması Halinde İstenilen Belgeler ve Yapılacak İşlemler başlıklı bölümde yer almaktadır.
“4.2.2.5. Birlik Sözleşmesinde Değişiklik Olması Halinde İstenilen Belgeler ve Yapılacak İşlemler
Sözleşme Makamı tarafından Birlik Sözleşmesinin süresinde, bütçesinde, konusunda ve numarasında, Birlik Yüklenicisinin ve Hibe Yararlanıcısının unvanında değişiklik yapılması halinde Birlik Yüklenicisinin Sözleşme süresi devam ediyorsa mevcut KDV İstisna Sertifikasını değiştirmek için ilgili Sözleşme Makamından söz konusu değişikliğe ilişkin almış olduğu kanıtlayıcı belgenin “Aslı Gibidir” ibaresi ile onaylanmış bir örneği ve bir önceki KDV İstisna Sertifikasının aslı ile birlikte KDV İstisna Sertifikasını aldığı makama dilekçeyle başvurması gerekmektedir. Başvurusunun uygun bulunması halinde Birlik Yüklenicisine resmi yazı ekinde yeni KDV İstisna Sertifikası verilecektir. Daha önce verilen KDV İstisna Sertifikasının aslı vergi idaresine teslim edilmeden, Birlik Yüklenicisine yeni KDV İstisna Sertifikası verilmeyecektir. Birlik Sözleşmesinin bütçesinde meydana gelecek değişikliklerde, sözleşme bütçesinin Tebliğin “4.2.2.1. KDV İstisna Sertifikası Başvurusu Yapılacak Makam” başlıklı bölümündeki tutarları aşması ya da bu tutarların altında kalması durumunda, sözleşme bütçesi düzeltilmiş KDV İstisna Sertifikasına ilişkin resmi yazı, ilk sertifikaya ilişkin resmi yazıyı veren makam tarafından verilecektir.”
Bu çerçevede olası bir usulsüzlük cezasının ortaya çıkmasına mahal vermemek için söz konusu bildirim ve yeni KDV istisnası belgesini talep işlemlerini ivedilikle yapmanız önem arz etmektedir.
2.4 Personel giderleri arasında bütçelenmiş olan yapım işi kontrol çalışanının bordrolu çalışan olması şart mı? Serbest meslek makbuzu karşılığında mühendis veya mimardan bu hizmeti alarak bütçe kaleminden ödeme yapabilir miyiz?
Konu ulusal mevzuatımızda şu şekilde geçmektedir;
Teknik kontrol uzmanının mevzuatımızdaki karşılığı yatırım sahalarında görevlendirmesi gereken şantiye şefidir. “2 Mart 2019 tarihli Şantiye Şefleri Hakkında Yönetmelik’in 7. maddesine göre, kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılan veya yaptırılan yapılarda,6. maddenin ikinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerinde sayılan unvanlarda şantiye şefi bulundurulması zorunludur. İş kanuna göre şantiye şefleri iki şekilde çalıştırılabilir;
- Hizmet akdine dayalı olarak yapılan şantiye şefliği sözleşmesi. SSK’ya bildirilmesi ve bordrolu çalıştırılması zorunludur.
- Gelir vergisi mükellefiyeti ya da şirket ortağı olan mimar ve mühendislerin şantiye şefi olması halinde fatura karşılığı hizmet alınması. Bu durumda ayrıca hizmet akdine (5510 – 4/a) tabi sigortalılık aranmaz.”
Konuyla ilgili ulusal mevzuatın İş Kanunu ve İmar Kanunu kapsayacak şekilde oldukça geniş olduğunu düşünerek ulusal mevzuata uygunlukta kurumunuzun sorumlu olduğunu ve konuyu daha detaylı araştırmanızın yararlı olabileceğini belirtmek isteriz.
2.5 Yönetim Makamına kargo göndermek istiyoruz. Yönetim Makamının açık adresi nedir?
Yönetim Makamı
Bulgaristan Cumhuriyeti Bölgesel Kalkınma ve Bayındırlık Bakanlığı, Dış Sınırlar Departmanı, Bulgaristan, Sofya
Adresi İngilizce dilinde yazmanız gerekmektedir:
Managing Authority
Republic of Bulgaria
Ministry of Regional Development and Public Works of the Republic of Bulgaria
Directorate of Territorial Cooperation Management
Sofia, 1202, 17-19 "Sv. Sv. Kiril i Metodii" Str.
05.10.2020 tarihinden itibaren, Yönetim Makamının Sınır Ötesi İşbirliği Programlarına gönderilecek tüm dokümanların adres değişikliğinden dolayı Bulgaristan Cumhuriyeti Bölgesel Kalkınma ve Bayındırlık Bakanlığı’nın Kayıt Ofisine teslim edilmek üzere aşağıdaki adrese gönderilmesi rica olunur:
Sofia, 1202, 17-19 "Sv. Sv. Kiril i Metodii" Str.
2.6 Proje ekibindeki değişiklikler hakkında bilgi verebilir misiniz?
Proje ekibindeki personel değişikliği, Ortak Sekretarya (OS)’nın onay ve bildirimine tabi bir değişikliktir. Aşağıda belirtilen belgeler ile birlikte değişikliğin içeriğini ve gerekçesini açıklayan üst yazı (yasal temsilci tarafından imzalı ve kaşeli olarak) OS’ye Yararlanıcı Portalı aracılığıyla sunulmalıdır. Bununla birlikte; projelerde çalışacak personelin, Avrupa Birliği mevzuatına ve ülkelerin ulusal mevzuatına uygun şekilde belirlenmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz. Proje Uygulama Rehberinin 3.1. Proje Yönetim Personeli ve İç Kontrol Sistemi başlığı altında da belirtildiği üzere; yararlanıcı, aşağıdaki belgeleri ibraz etmelidir:
- Proje uygulama döneminde proje faaliyetlerinin başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için gerekli ve nitelikli proje personelini sağlayacağına dair beyan,
- Proje personelinin atanmasına ilişkin her bir proje ortağı tarafından hazırlanmış ve ilgili göreve ilişkin kısa açıklamalara yer verilen idari karar/yazının nüshası.
Yapacağınız atamayla birlikte, bütçenizde mevcut olan miktarı ilgili proje personeli için kullanabilirsiniz.
2.7 Yapım işi projeleri hangi kurumlar tarafından onaylatılmalıdır?
İmar Kanunu’na göre, yapı ruhsatı, mücavir alanlar içerisinde ruhsata tâbi olan herhangi bir yapının inşaatına başlanabilmesi için belediyelerce, mücavir alan sınırları dışında Valiliklerce (Çevre ve Şehircilik Müdürlükleri) verilen inşaat iznidir.
Mimarlık ve mühendislik projeleri onay için yapının bulunduğu bölgeye göre (mücavir alan içerisinde veya mücavir alan dışında) belirtilen idarelere (belediye veya valilikler) sunulur. Ayrıca projelerin içeriğine göre DSİ ve Karayolları gibi kamu kurumlarının da proje onayı vermesi mümkündür.
Mücavir alan sınırı, belediye sınırlarının dışında, imar mevzuatı bakımından belediyelerin kontrol ve mesuliyeti adına verilmiş olan sınırdır. Belediyeler tarafından proje onayı verilebilmesi için yeterli teknik kapasiteye haiz yapı işlerinden sorumlu bir birimin bulunması ve onayın bu birim içerisinde en az bir teknik personel ve şube müdürü tarafından tasdiklenmiş olması gerekmektedir. Proje onaylarında sadece Belediye Başkanının imzasının bulunması mevzuata uygun değildir.
Ayrıca Programın İnşaat Rehberi’ne göre yapım işi projelerinin Interreg IPA Bulgaristan-Türkiye Sınır Ötesi İşbirliği programının ilgili makamlarına sunulmadan önce aşağıdaki gerekli mercilere onaylattırılması uygun görülmektedir;
a) Mimari projeler için;
• TMMOB Mimarlar Odası onayı
• İlgili Belediye onayı (mücavir alan sınırları dışında ise Valilik onayı)
b) Statik projeler için;
• TMMOB İnşaat Mühendisleri Odası onayı
• İlgili Belediye onayı (mücavir alan sınırları dışında ise Valilik onayı)
c) Tesisat projeleri için;
• TMMOB Makine Mühendisleri Odası onayı
• ASKİ, İSKİ vb. ilgili kurum onayı
• Doğalgaz projesi için doğalgazla ilgili kurum onayı
d) Elektrik projeleri için;
• TMMOB Elektrik Mühendisleri Odası onayı
• TEDAŞ, BEDAŞ, EnerjiSA vb. ilgili kurum onayı
• Telefon projesi için TELEKOM onayı
e) Restorasyon-Renovasyon projeleri için;
• Koruma Bölge Kurulu onayı
f) Peyzaj projeleri için;
• TMMOB Peyzaj Mimarları Odası onayı
• İlgili Belediye onayı(mücavir alan sınırları dışında ise Valilik onayı)
Bununla birlikte, her bir proje bileşeni ve çizimi için ilgili kurumlardan ayrı ayrı onay alınmasa dahi, ana projenin Valilikler (Çevre ve Şehircilik İl Müdürlükleri), Belediyeler, DSİ ve Karayolları gibi kamu tüzel kişiliğine haiz en az bir resmi makam tarafından usule uygun şekilde onaylatılmış olması projelerin kabulü için asgari gereklilik olarak görülmelidir.
Interreg IPA Bulgaristan-Türkiye Sınır Ötesi İşbirliği Programı İnşaat Rehberine aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz: https://cbc.ab.gov.tr/siteimages/documents/insaat_rehberi.pdf
2.8 Damga Vergisi İstisnası Uygulaması konusunda bilgi verebilir misiniz?
Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan IPA II Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği 4.7.2.1. Maddesindeki Damga Vergisi İstisnası Uygulaması bölümüne göre;
-Birlik Sözleşmeleri kapsamında Birlik Yüklenicileri ile Tedarikçileri arasında imzalanan mal, hizmet alımı ya da iş sözleşmeleri (Birlik Yüklenicisi ile doğrudan Tedarikçinin personeli veya sözleşmeli uzmanları arasında imzalanan sözleşmeler dâhil) ile
-Birlik Sözleşmesi kapsamında bir hizmet sunmak üzere Birlik Yüklenicisi ile çalışanları veya sözleşmeli uzmanları arasında imzalanan hizmet sözleşmeleri, damga vergisinden istisna tutulacaktır.
Tebliğ’in 3.4. Birlik Yüklenicisi bölümüne göre Interreg Bulgaristan-Türkiye IPA Sınır Ötesi İşbirliği Programı için “Birlik Yüklenicisi” hibe yararlanıcılarıdır. Hibe yararlanıcıları ve tedarikçileri arasındaki sözleşmeler damga vergisi istisnası kapsamındadır. Tedarikçinin diğer alt tedarikçileri ile yaptığı sözleşmeler ise damga vergisinden istisna değildir. Ayrıca proje kapsamında istihdam edilecek personelle ya da dış uzman alımı yapıldığında imzalanan sözleşmeler istisna kapsamındadır.
2.9 Projemiz kapsamında kullanacağımız internet sitesinde hangi dilleri kullanmalıyız? İnternet sitesinin aktif olma süresi ile ilgili bir kısıtlama var mıdır?
Basın bildirileri ve internet sitesi tasarımları, Avrupa Birliği kuralları çerçevesinde bildiri ve görünürlük formatları kullanılarak yapılması gerekmektedir. İlgili kurallar, Programın Görünürlük Rehberinde (Visual Identity Guidelines) yer almaktadır. Görünürlük Rehberine Programın internet sayfasından Proje Uygulama Kılavuzu eklerinden (Ek 10) ulaşabilirsiniz:
Projelere ait sosyal paylaşım sitelerinizde ve kurulan internet sitelerinde en az iki tercihen üç dil (TR-BG-EN) kullanmanız program kuralları açısından önem arz etmektedir. Ayrıca tarafımıza iletmiş olduğunuz internet siteniz ile ilgili sorunuzun cevabı, Proje Başvuru Formunuzda faaliyetleriniz altında anlatılmaktadır. Örneğin projeniz 15 ay sürede tamamlansa bile proje etkisinin sürdürülmesi için sitenin sürekli aktif kalması önerilmektedir.
2.10 Projemizde herhangi bir kesinti olması durumunda tespit edilen kesinti miktarına ilişkin itiraz etmek için nasıl bir yol izlenmelidir?
Proje Uygulama Rehberi 7.2. İlk seviye kontrolörlerinin harcamaları doğrulaması bölümüne göre; Doğrulama sürecinde, FLC Kontrolörünün bulguları üzerinde anlaşmazlık olursa, Ana Yararlanıcı tarafından yapılan itiraz, destekleyici belgelerle birlikte sunulmalıdır. Belgeler incelendikten sonra süreçler göz önünde bulundurularak ilgiliye yazılı olarak dönüş yapılacaktır. İtiraz için Ek 7 “İtiraz Beyanı” (Appeal Declaration) formunun doldurulması gerekmektedir. İlgili formu doldurduktan sonra ödeme talebini oluşturduğunuz klasörün içine ekleyerek ödeme talebiyle birlikte Yönetim Makamına sunulmalıdır.
İtiraz olması halinde, projenin tüm geri ödemeleri durdurularak, ayrıntılı açıklamaların ve Yönetim Makamının nihai kararının bekleneceği dikkate alınmalıdır.
2.11 Firmanın (yüklenici, tedarikçi) ÖTV muafiyeti var mıdır?
ÖTV İstisnası hakkındaki sorular maddeler halinde düzenlenerek, Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA II) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği, 4.3. Özel Tüketim Vergisi İstisnası ve Uygulaması bölümü esas alınarak yanıtlanmaktadır.
Birlik Yüklenicilerinin harcamaları, Birlik sözleşmesi kapsamında Birlik Yüklenicisi tarafından tedarik edilen mallar ve/veya verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin ise, özel tüketim vergileri veya tüketim vergilerinden veya eş etkiye sahip diğer vergi ve harçlardan muaftırlar. Fakat tedarikçinin alt tedarikçileri ile yaptığı alımlarda bu muafiyet uygulanamaz.
Örneğin; yararlanıcı kurum doğrudan elinde UTV (arazi aracı) olan bir firmadan UTV alırsa ÖTV istisnası uygulanabilir. Eğer firmada UTV yok ise, başka bir firmadan alarak Birlik Yüklenicisine (yararlanıcı kurum) tedarik edecek ise bu istisna uygulanamaz.
2.12 ÖTV muafiyeti uygulaması nasıl olacaktır?
Mükellefiyet Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na göre şöyle tanımlanmıştır; Madde 4 – 1. Özel tüketim vergisinin mükellefi, bu Kanuna ekli; a) (I), (III) ve (IV) sayılı listelerdeki mallar ile (II) sayılı listedeki mallardan kayıt ve tescile tâbi olmayanları imal, inşa veya ithal edenler ile bu malların müzayede yoluyla satışını gerçekleştirenler, b) (II) sayılı listedeki mallardan kayıt ve tescile tâbi olanlar için; motorlu araç ticareti yapanlar, kullanmak üzere ithal edenler veya müzayede yoluyla satışını gerçekleştirenlerdir.
4.3.2.1. ÖTV Mükellefi Olmayanlardan Yapılan Alımlarda Birlik Yüklenicisi(yararlanıcı kurum), Birlik Sözleşmesi kapsamında ÖTV mükellefi olmayan Tedarikçiden temin edeceği ÖTV’ye tabi mallar için başlangıçta ÖTV dâhil tutarı ödeyerek alım yapacaktır.
Birlik Yüklenicisi, Birlik Sözleşmesinin başlangıç tarihinden itibaren takvim yılının üçer aylık dönemleri itibariyle bu kapsamda satın aldığı malları, liste (EK-10) halinde hazırlayarak ve “Bu listede yer alan alımlar, IPA II Çerçeve Anlaşması kapsamındaki … Tarih ve … Sayılı Birlik Sözleşmesi kapsamında yapılmıştır.” şeklinde şerh düşülerek Hibe Yararlanıcısına onaylattıracak ve iade için istenilen belgeler arasına ekleyecektir.
Hibe Yararlanıcısının aynı zamanda Birlik Yüklenicisi (Ana Yararlanıcı) olması durumunda söz konusu ÖTV İçeren Onaylı Mal Alım Listesi, Birlik Sözleşmesi ile ilgili olarak düzenlenmiş Yeminli Mali Müşavir Raporuna dayanılarak Sözleşme Makamı tarafından onaylanacaktır.
Bununla birlikte, Sözleşme Makamının Türkiye sınırları dışında olduğu durumda söz konusu listenin;
a) genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin Birlik Yüklenicisi olması halinde bu kurumların üst idari amiri;
b) bunlar dışındaki Birlik Yüklenicilerinde ise, hibe yararlanıcısı unvanı ile gerçek kişi AT Yüklenicisinin kendisi, tüzel kişi AT Yüklenicisinde ise tüzel kişiliğin üst yetkilisi (örneğin, dernek veya vakıf başkanı, şirketlerde imzaya yetkili yönetici gibi) tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu şekilde yapılacak onayda, yapılan harcamaların Birlik Sözleşmesi kapsamında olduğuna ilişkin Yeminli Mali Müşavir Raporunun bir örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.
4.3.2.2. ÖTV Mükelleflerinden Yapılan Alımlarda Birlik Sözleşmesi kapsamında Birlik Yüklenicisi tarafından ÖTV mükelleflerinden temin edilecek malların; Tedarikçi ile bir örneği Tebliğin ekinde (EK-7) yer alan Tedarik Sözleşmesi’nin yapılması ve bu sözleşme konusu malların Birlik Sözleşmesi kapsamında olduğunun Hibe Yararlanıcısı tarafından onaylanması halinde ÖTV ödenmeksizin tedarik edilmesi mümkündür. ÖTV mükelleflerinden gerçekleştirilecek alımlarda yapılacak Tedarik Sözleşmeleri için herhangi bir limit bulunmamaktadır. Birlik Yüklenicisi ve Tedarikçi, EK-7’deki bilgileri ihtiva etmek kaydıyla Tedarik Sözleşmesinin şeklini serbestçe tayin edebilirler.
Birlik Yüklenicisinin aynı zamanda Hibe Yararlanıcısı olması durumunda, söz konusu Tedarik Sözleşmesi, Sözleşme Makamı tarafından onaylanacaktır.
Bununla birlikte, Sözleşme Makamının Türkiye sınırları dışında olduğu durumda söz konusu listenin;
a) genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin Birlik Yüklenicisi olması halinde bu kurumların üst idari amiri;
b) bunlar dışındaki Birlik Yüklenicilerinde ise, hibe yararlanıcısı unvanı ile gerçek kişi AT Yüklenicisinin kendisi, tüzel kişi AT Yüklenicisinde ise tüzel kişiliğin üst yetkilisi (örneğin, dernek veya vakıf başkanı, şirketlerde imzaya yetkili yönetici gibi); tarafından onaylanması gerekmektedir.
Tedarikçi, Birlik Yüklenicisi ile yaptığı ve yukarıdaki usullerde onaylanmış Tedarik Sözleşmesinin bir örneğini alarak Birlik Yüklenicisine düzenlediği fatura veya benzeri evrakta “6647 sayılı Kanunla onaylanması uygun bulunan IPA II Çerçeve Anlaşması ve … Tarih ve … Sayılı Birlik Sözleşmesi gereğince ÖTV hesaplanmamıştır” şeklinde şerh düşmek suretiyle ÖTV hesaplamayacaktır.
Birlik Yüklenicisi, Birlik Sözleşmesi kapsamında ÖTV mükellefinden ÖTV ödeyerek yaptığı alımlar için ÖTV içeren Mal Alım Listesini (EK-10) Tebliğin 4.3.2.1 numaralı bölümünde belirlenen şekilde onaylatarak iade için istenilen belgeler arasına ekleyecektir.
Ayrıca Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (Ipa II) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği, 4.3.3.1. KDV İstisna Sertifikası Alan Birlik Yüklenicisine ÖTV İadesi bölümü ile 4.3.3.3. ÖTV İadesi İçin İstenilen Belgeler bölümünü konu ile ilgili inceleyebilirsiniz.
2.13 Tedarik edilecek ürün yurtdışından getirilecektir. Firma gümrükte ÖTV ödeyecek midir? Eğer muafsa gümrükteki süreç nasıl olacaktır?
Madde 28 vergiler, gümrük vergileri ve diğer mali harçlara ilişkin kurallar 2a’ya göre;
Birlik yüklenicileri tarafından yapılan tüm ithalatların, gümrük vergilerine, ithalat vergilerine, Katma Değer Vergisine (KDV), özel tüketim vergileri ve diğer özel tüketim vergilerine ya da eş etkiye sahip diğer benzer vergi, gümrük vergisi veya harçlara tabi olmaksızın, Türkiye Cumhuriyeti’ne girmesine izin verilir. Bu muafiyet, sadece Birlik sözleşmesi kapsamında Birlik yüklenicileri tarafından tedarik edilen mallar ve/veya verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin olarak yapılan ithalatlara uygulanır.
4.3.3.4. ÖTV İadesi İçin Vergi Dairesi Müdürlüğünce Yapılacak İşlemler başlığı altında yurtdışı alımları ile ilgili şöyle bir ifade vardır:
Vergi dairesi müdürlüğünce yapılacak incelemede, ÖTV içeren mal alımlarına ilişkin fatura veya benzeri evrakta gösterilen malların ÖTV Kanununa ekli listelerde yer alan mallar olduğu ve mal alım bedeli içindeki ÖTV tutarının doğruluğu tespit edilecektir. Ancak verginin, ithalatta veya üreticinin teslimindeki matrah üzerinden tabi olduğu orana göre nispi olarak hesaplandığı (II) ve (IV) sayılı listedeki mallar ile (III) sayılı listedeki malların nispi vergi tutarları, gerekirse bu safhalar için vergi incelemesi yapılmak suretiyle tespit edilebilecektir. Bu şekilde hesaplanan ÖTV tutarlarının, ithalatta gümrük idaresine, yurt içinde ise mükellefleri tarafından vergi dairesine beyan edilip ödendiğinin de tespiti gerekmektedir. Bu inceleme veya tespitin, Yeminli Mali Müşavir Raporuyla da yapılması mümkündür.
2.14 Yatırım içeren projeler için Yapı Denetim hakkında genel bir bilgilendirme yapabilir misiniz? Bir de Türk ortaklar için projelerde yapı denetim görevlisi çalıştırmak uygun bir harcama mıdır?
29.6.2001 tarihli ve 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanunu’na göre 3.5.1985 tarihli ve 3194 sayılı İmar Kanununun 26 ncı maddesinde belirtilen kamuya ait yapı ve tesisler ile 27. maddesinde belirtilen ruhsata tabi olmayan yapılar yapı denetimden hariç tutulmaktadır. İlgili denetimi muayene kabul komisyonları üstlenir. Bu komisyonlarda görevlendirilecek olanların tamamının teknik eleman olması zorunludur. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte teknik eleman bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşlarından teknik eleman görevlendirilebilir.
“Yapım İşleri Muayene Ve Kabul Yönetmeliği”, “Yapı Denetimi Uygulama Yönetmeliği” ve “Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği” konu ile ilgili incelenebilir. Ayrıca sunulan muayene kabul tutanağı, hak ediş raporu ve yapı denetim tutanakları, üzerinde tarih olan fotoğraflarla desteklenmelidir.
Yukarıda yer alan mevzuat ile ilgili bilgilendirmeler ışığında, daha önce verilen eğitimlerde bahsedildiği gibi kamu kurumlarının proje bütçelerinde yer alan yapı denetim kaleminin uygun harcama olarak kabul edilmeyeceğini ve ilgili denetim işinin kurum bünyesinde gerçekleştirilmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz.
Proje bütçesinde yapı denetim kalemi yer alan kamu kurumları, Proje Uygulama Rehberi “8.3. Bütçe değişiklikleri” başlığı altındaki bilgiler doğrultusunda, bütçe kalemleri arasında yeniden bütçe tahsisine ilişkin değişiklik talebinde bulunarak ilgili bütçeyi ihtiyaç doğrultusunda diğer bütçe kalemlerine aktarabilirler.
2.15 Çevresel Etki Değerlendirme Formlarının doldurulmasındaki amaç nedir?
Programın Çevresel Etki Değerlendirme kurallarına göre, Yönetim Makamı her yıl, Programın çevre üzerine etkilerini kontrol ederek ve izleyerek yıllık raporlar hazırlamaktadır. Bu raporlama amacıyla fonlanmış olan projelerin ana yararlanıcıları, projelerinin çevresel etkileri konusunda bir öz-değerlendirme anketi doldurmakla yükümlüdür. Değerlendirme raporu, ana yararlanıcı tarafından proje faaliyetleri başladıktan hemen sonra, yıllık olarak (uygulaması 1 yıldan fazla olan projeler için) ve projenin bitişinde Nihai İlerleme Raporu ile sunulmalıdır.
2.16 Proje için kurumun var olan bir hesabı kullanılabilir mi? Banka hesabından parayı kim çekebilir?
Hesap hareketlerinin açık bir şekilde incelenebilmesi için proje için ayrı bir banka hesabı açılmalıdır. Harcamalar esas olarak banka havalesi ile yapılmalı, elden ödeme yapılmamalıdır. Böylece para çekme ihtiyacı da olmayacaktır. Ancak zorunlu hallerde para çekilmesi gerektiğinde, projede görevli yetkilendirilmiş bir kişi proje adına para çekebilir. Hesap sahibi kurum proje için aktarılacak fonların tüm yönetiminden sorumludur. Bu nedenle kurumun en üst yetkilisinin imzası ile bir proje personeline yazılı olarak yetki verilmelidir.
2.17. Programda yeminli mali müşavir zorunluluğu var mıdır?
Program kurallarında böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır. Proje harcamalarının kontrolü için proje bütçesinde yeminli mali müşavir ücreti yer almamalıdır.
2.18 Yatırım içermeyen projelerde en fazla dört personel çalıştırılması tavsiye ediliyor. Ancak daha çok personele ihtiyaç duyuyoruz. Projede dörtten daha fazla sayıda kişi çalıştırmamızda sakınca var mı?
Çok sayıda personel çalıştırılabilmesi için gerekçe iyi açıklanmalıdır. Çalıştırılacak yeni personelin ücreti için bütçede bir artış yapılamaz ancak bütçe kalemleri arasında usulüne ilişkin değişiklik uygun görülürse yeni personelin ücreti karşılanabilir. Çok sayıda personel çalıştırılması durumunda personel ücretlerinin düşmesi gerekir ki bu da çalıştıracak personel bulunmasını zorlaştırabilir. Diğer taraftan personel harcamaları projenin doğrudan harcamalarının (BL3+BL4+BL5) yatırım içermeyen projeler için %15’ini yatırım projeleri için %10’unu geçmemelidir. Projenin içeriği, faaliyetleri ve gereklerine göre personel sayısı belirlenmelidir. Değişiklik yapılması gerekiyorsa, sözleşme değişiklik yapma usulü takip edilmelidir.
2.19 Proje için bastırılacak olan görünürlük materyallerinde nelere dikkat edilmelidir?
Interreg IPA Bulgaristan-Türkiye Sınır Ötesi İşbirliği Programı kapsamında uygulamakta olduğunuz projeleriniz faaliyetleri için hazırlayacağınız basın bildirileri, görsel ve bilgilendirici materyaller vb. gibi yazılı ifade gerektiren hususlarda düzgün bir Türkçe kullanımı ve çevirilerde de ifadelerin tam karşılıklarını kullanmanın büyük önem taşıdığını hatırlatmak isteriz. Programımız kapsamında kullanılan terminoloji sözlüğünü Ortak Sekretaryadan talep edebilirsiniz.
Bununla birlikte, hazırlayacağınız basın bildiri metinlerinde söz konusu basın duyuru metninde ulusal otorite isminin yer alarak, “Avrupa Birliği Başkanlığı’nın ulusal otoritesi olduğu Interreg-IPA Bulgaristan – Türkiye Sınır Ötesi İşbirliği Programının … Teklif çağrısı kapsamında başlanacak/yürütülmekte olan… Sayılı… İsimli proje” ifadesi ile başlaması ve duyurunun içeriğinde projenin başlangıç/bitiş tarihi, kapsamı, bölge için önemi, proje faaliyetleri, projede hedeflenen sonuçlar ve proje ortaklarına değinilmesinin önemine vurgu yapılması önemle rica edilmektedir.
İlgili metinlerinizde; Program adı, proje numarası gibi kalıp ifadelerde büyük/küçük harf hassasiyetine dikkat etmenizi önemle rica ederiz. Bununla birlikte, basına vereceğiniz fotoğraflarda, proje görünürlüğüne ait görünürlük materyallerinin (afiş, banner… vs.) yer alması gerektiğini de hatırlatmak isteriz.
Ayrıca projelere ait sosyal paylaşım sitelerinizde en az iki tercihen üç dil (İngilizce, Türkçe, Bulgarca) kullanmanız program kuralları açısından önem arz etmektedir.
2.20 Serbest meslek erbabı serbest meslek makbuzu kesmek suretiyle projede çalışabilir mi?
Yalnızca serbest meslek faaliyeti yürüten kişiler serbest meslek faaliyetleri ile ilgili konularda çalışabilirler. Bunlar muhasebeci olabileceği gibi serbest çalışan avukat, tercüman da olabilir. Önemli olan düzenlenecek serbest meslek makbuzu ile proje kapsamında alınan görevin aynı nitelikte olmasıdır. Serbest meslek erbabı hizmeti karşılığı 5. Bütçe kalemi (dış uzmanlık hizmeti) altından karşılanmalıdır. Bu durumda olmayan proje personeli bordrolu çalışmak zorunda olup ancak 1. Bütçe kaleminde yer alabilirler. Ancak serbest çalışan muhasebeciler projeye her ay hizmet sağladıkları halde ulusal mevzuat gereği adlarına bordro düzenlenemediğinden bu kuraldan istisna tutulmuşlardır. Dolayısı ile serbest meslek makbuzu karşılığı proje kapsamında çalışan muhasebecilerin 5. bütçe kalemi olan “dış uzmanlık” altında bütçede yer almasında herhangi bir sakınca bulunmamaktadır. Bu durumda olan personelle hizmet sözleşmesi imzalanması gerekmektedir.
2.21 Projedeki görevlerini yerine getirmeyen proje personelini projeden çıkarmak mümkün mü?
İş kanunu hükümlerinde sayılan haklı nedenle fesih sebeplerine dayanarak iş sözleşmesi haklı nedenle fesih edilebilir. Ayrıca, personel değişikliğine ilişkin proje uygulama rehberinde yer alan değişiklik usulleri yerine getirilmelidir.
2.22 Sözleşme değişiklikleri ne kadar sürede onaylanır?
Sözleşme değişikliklerinin onayı için herhangi bir süre belirlenmemiştir. Hibe Sözleşmesinde değişiklik talebinin değişikliğin yürürlüğe girmesi beklenen tarihten 30 gün önce MA’ya teslim edilebileceğini lütfen unutmayınız. MA’nın değişiklik talebini onaylamak üzere gerekli usulleri başlatacak yeterli zamanı olması için, LP’nin, talebi proje uygulama dönemi bitiminden en az 60 gün önce iletmeye dikkat etmesi gerekmektedir. Aksi halde talep reddedilebilir. Belgelerin tam olması, değişikliğin gerekçesi ve uygulanan usule bağlı olmak üzere onay süresi değişebilmektedir.
2.23 Projede yapılacak olan idari değişikliklerde nasıl bir yöntem izlenmelidir?
Proje Uygulama Rehberine göre idari değişikliklerin (banka hesabı değişikliği, iletişim, irtibat bilgisi değişiklikleri, yasal temsilci değişikliği vb.) tümü, değişiklik yapıldıktan sonra 15 gün içinde Yararlanıcı Portalı üzerinden Yönetim Makamı ve Ortak Sekretaryaya bildirilmelidir. İlgili durumlarda herhangi bir onay gerektirmemektedir.
2.24 Projede yeni istihdam edilen personel ile yapılan sözleşme ne zaman geçerlilik kazanır? Projede çalışmayı bırakan kişinin bildirimi için belirli bir form doldurmak gerekli midir?
Onaylanmış başvuru formunda yapılacak bu tür idari değişiklikler için Ortak Sekretaryadan onay alınması gerekmektedir. Bu nedenle, Ortak Sekretarya ‘ya atanacak personelin görevlendirme yazısı ve proje yürütmek için nitelikli olduğuna dair beyan ile birlikte değişikliğin içeriğini ve gerekçesini açıklayan üst yazı (yasal temsilci tarafından imzalı ve kaşeli olarak) sunulmalıdır. Bununla birlikte; personelin, yararlanıcılar tarafından Avrupa mevzuatına ve ülkelerin ulusal mevzuatına uygun şekilde belirlenmesi gerektiğini de hatırlatmak isteriz. Değişiklik bildirim tarihinden itibaren yeni personel sözleşmesi geçerlilik kazanır. Personel değişikliğine ilişkin yapılması gereken işlemler Proje Uygulama Rehberi’nin 8. Bölümünde yer alan idari değişiklikler bölümünde belirtildiği şekilde yapılmalıdır.
2.25 Projenin faaliyet-zaman çizelgesinde değişiklik yapılması için usul nedir?
Faaliyet-zaman çizelgesinde değişiklik yapılması projenin içeriğinde yapılan değişiklik türündedir. Bu tür değişiklikler için ilgili değişiklik formu sistem üzerinden doldurularak Ortak Sekretaryanın onayına sunulmalıdır.
2.26 Bulgar yararlanıcının proje ekibinde eğer bir Türk vatandaşı çalışacak olursa, kendisiyle nasıl bir sözleşme imzalanması gerekmektedir?
Çalıştığı/çalışacağı ülkenin kanunlarına göre iş sözleşmesi imzalanacaktır.
2.27 Değişiklik talebini sadece ana yararlanıcı mı yapabilir?
Proje Uygulama Rehberinin 8. Bölümüne göre Yönetim Makamına değişiklik için ilgili belgeleri yalnızca ana yararlanıcı gönderebilmektedir. Tüm ortaklar değişiklik yapabilirler; ancak sadece ana yararlanıcı değişiklik talebini imzalamaya yetkilidir. Ana yararlanıcı projenin yasal temsilcisidir ve Programın ilgili makamlarıyla değişiklik talebi dâhil yazışma yapma sorumluluğu ana yararlanıcıdadır.
2.28 Proje personeli için zaman çizelgesi ne zaman doldurulur? Doldurulan çizelge kime gönderilir?
Projede çalışan yarı zamanlı personel için zaman çizelgesi doldurulmalıdır. Zaman çizelgesi her ay için doldurulmalı, çalışan kişi ve kurumun üst yetkilisi tarafından imzalanmalı ve personel dosyasında tutulmalıdır. Zaman çizelgesi, ücret harcamasının doğrulanması için ilk seviye kontrol uzmanları tarafından incelenir. Tam zamanlı çalışan proje personelinin zaman çizelgesi hazırlamasına gerek yoktur.
2.29 Ortak Sekretarya ‘ya gönderilen ilerleme raporunun bir kopyası Avrupa Birliği Başkanlığı’na gönderilir mi?
Hayır, ilerleme raporları ana yararlanıcılar tarafından sadece Ortak Sekretarya ‘ya iletilmelidir.
2.30 Projede görevli koordinatör, banka hesabını avro olarak mı yoksa TL olarak mı açmalı? Aralarındaki fark denetim esnasında sorun yaratır mı?
Proje bütçesindeki para akışı Avro üzerinden yapılacağı için proje için kullanılan hesaplar da Avro hesabı olarak açılmalıdır.
2.31 Teknik şartnameyle ilgili değişiklik talebimi nasıl yapmam gerekir?
İlgili değişik talebi için aşağıda belirtilen belgeleri, Yararlanıcı Portalı üzerinden ilgili adımları takip ederek OS'ye sunmanız gerekmektedir:
Belgeler:
- Ek 8’in yanı sıra, değişikliğe dair açıklamaları ihtiva eden “Bildirim Mektubu” (LP’nin yasal temsilcisi tarafından imzalanmış ve mühürlenmiş nüshanın taranmış halinin Yararlanıcı Portalı’na yüklenmiş hali);
- Yararlanıcı Portalı üzerinden çevrimiçi olarak doldurulmuş "Gözden Geçirilmiş Başvuru Formu" (İlgili değişiklik için gerekliyse);
- Diğer destekleyici belgeler (Şartnamenin ilk hali, ilgili değişiklikler yapıldıktan sonraki son hali vb.). Bu belgelerde yapılacak değişikliklerin açıkça belirtilip işaretlenmesi önem taşımaktadır. Ayrıca, yeni şartnamenin eksilerinin ve artılarının neler olduğu Ek 8'de ve bildirim mektubunda gerekçelendirilerek açıklanmalıdır.
Adımlar: “Project information- Project details- Changes View/Edit- Edit- Formu doldurun- Upload- Ek 8 Değişiklik talebi formu ve gerekli görülen diğer belgeler zip yapılarak yüklenir- Update changes- Approve draft- Submit”
Ana Yararlanıcı, ilgili değişikliklerin kabul edilebilir olup olmadığı konusunda Ortak Sekretarya tarafından Yararlanıcı Portalı üzerinden bilgilendirilecektir.
2.32 Projemizi COVID-19 pandemisi nedeniyle askıya almıştık, şimdi askıya alma süremiz dolmak üzere ve proje açılış etkinliğimiz için ihaleye çıkmak üzere ihale dokümanlarımızı hazırlıyoruz. Pandemi dolayısıyla sınırlar henüz açılmadığı için projemizin açılış etkinliğini çevrimiçi olarak düzenlemeyi planlıyoruz. Bu kapsamda, ilgili etkinlik çevrimiçi olarak gerçekleştirilirse ilgili ihalenin kalemlerinden birinin kullanılması gerekmediğinden kullanılmayacak bir bütçe kalacak. Bu durumda satın alma planında bir değişiklik yapmamız gerekir mi, nasıl bir yol izlemeliyiz?
Öncelikle bahsetmiş olduğunuz durum hem içerik hem de bütçe değişikliği gerektirmektedir. 23.04.2020 tarihinde Program sitemizde yayınlanmış olan Covid-19 kapsamında alınan acil durum tedbirlerine ilişkin rehbere göre, ilgili aktiviteyi gerçekleştirme şeklini değiştirmeyi planladığınız için bu konuyla ilgili içerik değişikliği talebi sunmanız gerekmektedir. Bu talep kapsamında, proje ortaklarının ilgili değişiklik içeriğinin hangi gruba girdiğini analiz etmeleri gerekmektedir;
- Onaylanmış proje hedefleri veya çıktı göstergelerini etkileyen değişiklikler (Bu tip değişiklikler, sadece istisnai durumlarda mümkün olabilir ve değişikliğin kabul edilmesi Ortak İzleme Komitesi'nin onayına tabidir.),
- Proje hedef ve çıktılarını etkilemeyen ve projenin başarılı bir şekilde yürütülmesini tehlikeye atmayan değişiklikler (Değişikliğin kabul edilmesi Ortak Sekretarya’nın onayına tabidir.).
Her iki durumda da faaliyetin alternatif bir şekilde nasıl gerçekleştirilmesinin planlandığı, ilgili değişiklik talebinde açık bir şekilde tanımlanmalı ve aşağıdaki konuları içermelidir;
- "1. Faaliyetin kısaca tanımlanması; 2. İlgili faaliyetin uygulanması ve raporlanmasından kimin sorumlu olacağı; 3. Faaliyetin uygulanması için hangi yöntem/kaynakların kullanılacağı; 4. Faaliyetin çıktılarının ne olacağı.”
Bu değişiklik talebi, Başvuru Formu üzerinde ilgili yerler işaretlenerek ilgili dokümanlar (Ek 8 ve varsa diğer destekleyici belgeler) ile birlikte Yararlanıcı Portalı üzerinden sunulmalıdır.
İkinci durumda ise onaylanmış bütçede harcanamayacak bir miktar para söz konusu olduğundan Proje Uygulama Rehberinin "Bütçe Değişiklikleri" ile ilgili kısmı (Sayfa 80) incelenerek öncelikle Yönetim Makamı'na bütçe değişikliği talebinde bulunulması, değişikliğin onaylanması halinde ise Satın Alma Planında değişiklik yapılması ve bu planın tekrar onaylanması gerekmektedir. Bu ihalenin ilgili süreç tamamlandıktan sonra gerçekleştirilebileceği unutulmamalıdır.
2.33 Broşür, poster ve e-bülten tasarımlarını yapmak için matbaa ile paylaşmak üzere, acaba Görünürlük Rehberinin Türkçesi var mıdır?
Proje Uygulama Rehberinin Gayrıresmi Türkçe çevirisinin içerisinde yer alan “10.3 Bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerine dair genel gereklilikler” başlığında tüm görünürlük unsurlarının detaylı açıklaması ve Türkçe karşılıkları bulunmaktadır.
2.34 Bütçemiz kapsamında yalnızca Türkiye’de dağıtılacak olan broşür ve posterlerin basım dillerinin Türkçe olması yeterli midir?
Broşür ve posterlerin basım dillerinin ne olacağı ile ilgili, proje hazırlanırken herhangi bir teknik şartname sunulup sunulmadığı kontrol edilmeli, eğer konuyla ilgili bir şartname bulunuyorsa ilgili şartnameye riayet edilmelidir. Herhangi bir şartname bulunmaması halinde başvuru formunda herhangi bir dil belirlenip belirlenmediğine bakılmalıdır. Eğer projenin herhangi bir yerinde özellikle Türkçe veya İngilizce diye belirtilmediyse ilgili ürünler yerelde dağıtılacağından dolayı daha fazla kişi tarafından anlaşılır olması için Türkçe basım dili olarak tercih edilebilir.
2.35 Projemizin bütçesinde web sitesi tasarımı bulunmamaktadır. Bu durumda projeyi anlatan bir sosyal medya hesabı açılmalı mıdır?
Proje web siteleri Programın bölgede daha fazla yayılması ve projelerin bilinirliğinin artması için oldukça önem arz etmektedir. Proje bütçesinde olmasa dahi projenin gelişiminin, çıktılarının, etkilerinin görsellerle anlatılacağı bir sosyal medya sayfası (facebook, instagram vb.) oluşturulması ve projeyi uygulayan kurumun web sayfasında konuya ayrı bir bölüm ayrılması şiddetle tavsiye edilmektedir.
2.36 Ücretli medya yayınları için izlenmesi gerekli görünürlük kuralları nelerdir?
Program kuralları gereği, proje bütçesi kullanılarak yapılacak olan medya yayınlarında aşağıdaki görünürlük unsurlarının tamamının bulundurulması gerekmektedir:
- Avrupa Birliği bayrağı,
- Program logosu ve program ismi,
- Proje ismi ve numarası,
- Eş Finansman Beyanı,
- İçeriğe dair Sorumluluk Reddi Beyanı.