1.1 Proje başvuru ve değerlendirme süreci ile ilgili dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Projelerin seçim süreci başvuru rehberinin 6. Bölümünde Başvuruların Değerlendirilmesi ve Seçilmesi başlığı altında ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Değerlendirme ve seçim kriterleri, Yönetim Makamı, Ulusal Otorite ve Ortak Sekretarya tarafından hazırlanarak Ortak İzleme Komitesince onaylanmaktadır.  Projelerin seçimi, Değerlendirme Çalışma Grubu (AWG) tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu grup bir başkan, her iki sekretarya ofisinden birer sekreter ile Ulusal Otorite, Yönetim Makamı ve Ortak Sekretarya ofisi çalışanlarından müteşekkil üyelerden oluşmaktadır. Değerlendirme ise üç aşamada yapılmaktadır:

• 1. Aşama: Hazırlık faaliyetleri ve teslim edilen başvuruların kontrolü (kaç başvuru alındığı ve teslim tarihinde alınıp alınmadığı),
• 2. Aşama: İdari Uygunluk Değerlendirmesi bölümünde anlatıldığı üzere idari ve uygunluk değerlendirmesi (istenen belgelerin tam olarak sunulup sunulmadığı, başvuru formunun eksiksiz doldurulup doldurulmadığı ve sunulan projenin program önceliklerine, program alanına ve bütçesine uygunluğu ile başvuranların uygunluğu, başvuru rehberinin ilgili bölümündeki puanlama tablosu uyarınca),
• 3. Aşama: Teknik ve Kalite Değerlendirmesi bölümünde anlatıldığı üzere teknik ve kalite değerlendirmesi (Yönetim Makamı ve Ulusal Otorite tarafından seçilen, Türk ve Bulgar değerlendiricilerden oluşan bağımsız değerlendiriciler tarafından AWG desteği ile başvuru rehberinin ilgili bölümündeki puanlama tablosu kullanılarak yapılır). 

Tüm bu açıklamadan görüleceği üzere seçim süreci şeffaf ve tarafsız olarak yürütülmektedir. Seçim sürecine ve başvuru yaparken dikkat edilecek hususlara ilişkin olarak Başkanlığımız bölgede proje yazma eğitimleri, ortaklık forumları ve bilgilendirme günleri düzenlemektedir. Ayrıca teklif verme çağrısı açıkken proje hazırlama ile ilgili sorularınızın Ortak Sekretarya tarafından cevaplanması için bir mekanizma mevcuttur. Sorularınızı iletmek için teklif verme çağrısı rehberinde gerekli açıklamalar yer almaktadır.

Bu bağlamda, kurum ve kuruluşunuza projenizi hazırlamaları halinde seçilme garantisi vaat eden kişilere (bu kişiler uygulanmış ya da uygulanmakta olan projelerde koordinatör olarak görev almışsa dahi) itibar edilmemesi, bu kişi ve firmalarla proje koordinatörü, hizmet sağlayıcı, danışman vb. olarak çalışılmaması ve böyle durumlardan Başkanlığımızın haberdar edilmesi tavsiye edilmektedir.  Bu vesile ile çeşitli eğitimlerde ve bilgilendirme günlerinde altını çizdiğimiz üzere, kurumunuzun ihtiyaçlarını ve ne tür bir proje uygulamak istediğini en iyi proje sunmak isteyen uygun kuruluşlar değerlendirecektir. Bu bağlamda proje yazımının da uygulanmasının da dışarıdan danışman ya da kişiler tarafından değil kurumunuz personeli aracılığıyla gerçekleştirilmesi sahipliliği artıracak ve projenizin başarısını garantileyecektir. Başkanlıktaki ekibimiz ve Edirne Sekretarya ofisimiz sizlere sürekli gerekli eğitimleri sağlamakta ve her tür sorunuzu günlük olarak cevaplamaktadır.

1.2 Proje personeline ödenecek ücret ne kadar olmalıdır?

Personel ücreti proje bütçesinde sunulan tutarla uyumlu olmalıdır. Personele asgari ücretin altında ödeme yapmak ulusal mevzuata aykırıdır. Bu nedenle proje bütçesi hazırlanırken asgari ücretin altında ücret belirlenmemesine dikkat edilmelidir.

1.3 Projeye konu mülk ile ilgili mülkiyetin iptali ve tescil davası devam etmekte ise davanın proje başvurusuna etkisi nedir?

Başvuru aşamasında böyle bir durum varsa ilgili başvuru belgesinde bu husus belirtilmelidir. Projeniz uygulama aşamasındaysa ve proje kapsamında söz konusu mülkiyetin kullanılması/donatımı vs. faaliyetler geçiyor ise, dava sonucunun olumsuz çıkma ihtimaline karşın yeni bir yer tahsisi yoluna gidilmesi ve Yönetim Makamının bilgilendirilmesi gerekmektedir.

1.4 Sınır Ötesi İşbirliği Programlarında proje yararlanıcısı olarak yer almak Birlik Programları ( Erasmus, EaSI, vb.) kapsamındaki projelere katılmaya engel oluşturur mu?

Program kapsamında sunulacak projelerin daha önceden herhangi bir kaynaktan finanse edilmemiş olmaları gerekmektedir. Projelerin Ortak İzleme Komitesinde kabulünden önce çifte finansmanın olup olmadığı ayrıca kontrol edilmektedir. Unutulmamalıdır ki farklı programlarda ancak farklı projeler desteklenebilmektedir. Proje yararlanıcısının farklı bir proje sunarak diğer programlara da başvuruda bulunmasında bir sakınca yoktur.

1.5 Proje hazırlanması sırasında ortağımız bize “siz paylaşımda proje bütçesinin %30’unu esas alarak faaliyet göstereceksiniz” dedi. Bu şekilde bir paylaşımı nasıl yapacağız?

Projeye bütçe paylaşımından değil proje amacına ulaşmak için yapılacak faaliyetlerden başlamak gerekiyor. Amaca ulaşmak için her proje yararlanıcısının üzerine düşen faaliyetleri gerçekleştirmek için ihtiyacı olan fona göre ortaklara düşen proje bütçesi belirlenir. Proje hazırlarken ilk aşamada başvuru eklerinden biri olan mantıksal çerçeve ile başlanırsa projenin alt yapısı sağlam oturur. Daha sonra gerçekleştirilecek faaliyetlere göre bütçeden ortakların alacakları tutarlar belirlenmelidir.

1.6 Proje bütçesini hazırlarken KDV’li tutarları mı dikkate alacağız?

Başvuru formunda yer alan bütçe tablosuna KDV’siz tutarlar girilmelidir. Projeler uygulamaya geçmeden önce yararlanıcıların KDV muafiyet belgesini temin edebilmeleri için Avrupa Birliği Başkanlığı proje yararlanıcılarının bilgilerinin Maliye Bakanlığının ilgili birimine bildirir. Proje bütçesine KDV tutarının hiçbir şekilde ülke mevzuatı gereği geri alınamayacağı durumda KDV eklenir.